Guider

#Först: kontrollera din egen faktura

Innan du utgår från att kunden vägrar betala, kontrollera det tråkiga men vanliga: gick fakturan till rätt adress eller fakturaportal, står rätt juridiskt namn och organisationsnummer på den, finns det inköpsordernummer eller den referens kunden kräver, och stämmer beloppet med det ni avtalat. En stor del av alla sena betalningar beror på formaliteter, inte på ovilja.

Ta sedan telefonen. Ett kort samtal löser fler obetalda fakturor än ett strängt brev, eftersom du snabbt får veta om det handlar om ett internt handläggningsfel, om att fakturan hamnat hos någon som är borta, eller om att kunden faktiskt har betalningsproblem. Anteckna vad ni kommer fram till och bekräfta i skrift.

#Steg ett: betalningspåminnelse

En betalningspåminnelse är ett skriftligt påpekande om att förfallodagen passerat, med fakturanummer, belopp, ursprunglig förfallodag och en ny sista betalningsdag. Håll tonen saklig. Du vill ha betalt, inte vinna en diskussion, och en påminnelse som låter maskinell och opersonlig fungerar ofta bättre än en irriterad text.

Du får normalt ta ut dröjsmålsränta när betalningen är sen. Räntenivån följer räntelagen, som utgår från Riksbankens referensränta med ett påslag som anges i lagen, och du kan även ha rätt till ersättning för påminnelse- och inkassokostnader, dock högst de lagstadgade maxbelopp som gäller. Aktuell referensränta finns hos Riksbanken, och de gällande maxbeloppen för påminnelse- och inkassoavgifter framgår hos Kronofogden. Har ni avtalat om andra villkor för dröjsmålsränta gäller det ni avtalat.

#Steg två: inkasso

Om påminnelsen inte hjälper är nästa steg inkasso, alltså ett formellt inkassokrav med en tydlig tidsfrist och en upplysning om vad som händer om betalning inte sker. Inkasso kan skötas av ett inkassobolag, som i praktiken är det vanligaste, eller av den som äger fordran.

Skilj här noga på två situationer. En kund som inte betalar men inte heller ifrågasätter fakturan har en obetald skuld, och då fungerar inkassovägen. En kund som bestrider fakturan, alltså menar att arbetet inte är utfört, att det är felaktigt eller att priset är fel, har en tvist med dig. En bestridd fordran ska prövas, inte drivas in, och att skicka den till inkasso löser inget utan riskerar snarare att göra saken sämre. Samla i stället avtal, korrespondens och leveransbevis och försök nå en uppgörelse.

#Steg tre: Kronofogden

Betalar kunden fortfarande inte, och skulden inte bestrids, kan du ansöka om betalningsföreläggande hos Kronofogden. Kronofogden förelägger då motparten att betala eller bestrida inom en viss tid. Bestrids kravet kan ärendet gå vidare till domstol, medan ett obestritt krav leder till ett utslag som kan användas för verkställighet.

Ett obetalt utslag kan leda till en betalningsanmärkning för motparten, vilket är en av anledningarna till att bara vetskapen om att du är beredd att gå den vägen ofta får en betalning att lossna. Aktuella avgifter, blanketter och handläggningstider finns på kronofogden.se. Tänk också på att fordringar preskriberas efter en tid, så låt inte en obetald faktura ligga i åratal.

#Minska risken innan det händer

Det bästa arbetet mot obetalda fakturor görs innan uppdraget börjar. Ta reda på vem kunden faktiskt är och gör en kreditkontroll vid större belopp. Skriv tydliga betalningsvillkor i avtalet. Dela upp större uppdrag i delfaktureringar så att du inte har hela beloppet ute samtidigt. Vid nya kunder, långa projekt eller kunder i andra länder är förskott eller delbetalning en rimlig begäran, inte en misstro.

Fakturera dessutom snabbt och rätt. En faktura som skickas direkt efter leverans, med korrekta uppgifter och tillräcklig beskrivning av vad som utförts, betalas i genomsnitt tidigare än en som kommer långt efteråt. Håll ordning på förfallodagar så att du märker en försening inom dagar, inte veckor.

#Låt någon annan sköta indrivningen

Som egenanställd är det egenanställningsföretaget som är säljare mot kunden och därmed äger fordran, vilket betyder att påminnelser och eventuell inkasso hanteras av företaget och inte av dig. Med Truster fakturerar du utan eget företag och får lön med skatt och avgifter hanterade. Plattformen är byggd av ett betalningsinstitut auktoriserat av den finska finansinspektionen och används av fler än 55 000 personer i Norden. Truster öppnar i Sverige via inbjudan: ställ dig på väntelistan.