Guider

#Det viktigaste först

En bra första faktura svarar på tre frågor utan att kunden behöver fundera: vad har levererats, vad kostar det och hur och när ska det betalas. Får du med alla obligatoriska uppgifter, väljer ett rimligt betalningsvillkor och stämmer av detaljerna med kunden i förväg, har du gjort det mesta rätt.

Fakturerar du via egenanställning blir det ännu enklare: du fyller i underlaget, och egenanställningsföretaget ser till att fakturan blir formellt korrekt, med rätt moms och alla obligatoriska uppgifter, innan den skickas i företagets namn. Men det är fortfarande du som sätter priset och villkoren, så grunderna är bra att kunna.

#Checklista: det här ska en korrekt faktura innehålla

1. Fakturanummer och fakturadatum. Varje faktura ska ha ett unikt löpnummer och datum då den utfärdades.

2. Säljarens uppgifter. Namn, adress, organisationsnummer och momsregistreringsnummer. Vid egenanställning är säljaren egenanställningsföretaget, och du anges som den som utfört arbetet.

3. Kundens uppgifter. Företagsnamn eller namn, adress och gärna en referensperson. Fråga alltid kunden om de vill ha en referens eller ett inköpsordernummer på fakturan: hos större företag fastnar fakturor utan referens ofta i hanteringen.

4. Beskrivning av varan eller tjänsten. Skriv konkret vad som levererats och när, till exempel vilket arbete, vilken period eller vilket antal timmar. En tydlig beskrivning minskar risken för frågor och invändningar.

5. Belopp och moms. Pris exklusive moms, tillämpad momssats, momsbeloppet i kronor och totalsumman att betala. För de flesta tjänster är momssatsen 25 procent.

6. Betalningsvillkor och förfallodatum. Ange både villkoret, till exempel 14 dagar, och det konkreta förfallodatumet, så att ingen behöver räkna själv.

7. Betalningsuppgifter. Det konto betalningen ska göras till och det betalningssätt som gäller, samt vilken referens kunden ska ange vid betalningen.

Skatteverket har en fullständig genomgång av vilka uppgifter en faktura ska innehålla enligt momsreglerna, se skatteverket.se.

#Betalningsvillkor: 7, 14 eller 30 dagar?

Betalningsvillkoret anger hur många dagar kunden har på sig att betala från fakturadatumet. Vanligast mellan företag är 14 eller 30 dagar. Större företag har ofta 30 dagar som standard i sina inköpsrutiner, medan mindre företag och privatpersoner ofta kan betala snabbare.

Som riktlinje: 7 dagar kan passa små, snabbt levererade uppdrag åt kunder du litar på. 14 dagar är en bra standard för de flesta frilansuppdrag, tillräckligt snabbt för din likviditet och tillräckligt rymligt för kundens rutiner. 30 dagar väljer du när kunden är ett större företag som kräver det, eller när det är branschpraxis.

Det viktigaste är att villkoret är överenskommet i förväg. Ta upp betalningsvillkoret redan när ni gör upp om uppdraget, inte först på fakturan. Då blir förfallodatumet aldrig en förhandlingsfråga i efterhand.

#Innan du skickar: stäm av med kunden

De flesta försenade betalningar beror inte på ovilja utan på praktiska fel: fakturan gick till fel adress, referensen saknades eller beloppet motsvarade inte det kunden väntade sig. Allt det kan du förebygga med en kort avstämning innan fakturan skickas.

Bekräfta faktureringsadressen, gärna e-postadress för fakturor eller uppgifter för e-faktura om kunden använder det. Fråga efter referens eller ordernummer. Stäm av slutbeloppet och att kunden vet att moms tillkommer på priset. Och skicka fakturan direkt när arbetet är klart: varje dag du väntar med att fakturera är en dag senare betalning.

#Om kunden inte betalar: påminnelser steg för steg

Börja mjukt. Ett par dagar efter förfallodatumet räcker ofta ett vänligt mejl: fakturan kan ha fastnat i ett flöde eller helt enkelt glömts bort. De allra flesta betalar direkt efter en första påminnelse, och en trevlig ton skyddar kundrelationen.

Om betalningen ändå uteblir skickar du en formell betalningspåminnelse med fakturauppgifterna och en ny, kort betalningsfrist. Vid fortsatt utebliven betalning kan säljaren ta ut dröjsmålsränta och gå vidare med inkassokrav, och i sista hand ansöka om betalningsföreläggande hos Kronofogden. Reglerna för räntor och avgifter vid sena betalningar finns hos myndigheterna, och du bör aldrig hitta på egna avgifter.

Fakturerar du via egenanställning slipper du sköta den här trappan själv: egenanställningsföretaget bevakar förfallodagen, skickar påminnelser och hanterar de fortsatta stegen. Du kan fokusera på nästa uppdrag i stället för på obetalda fakturor.

#Din första faktura med Truster

Med Truster skapar du fakturaunderlaget på några minuter: rätt uppgifter, rätt moms och tydliga betalningsvillkor, utan att du behöver ett eget företag. När kunden betalat får du lön med skatt och avgifter hanterade. Plattformen är byggd av ett betalningsinstitut auktoriserat av den finska finansinspektionen FIN-FSA. Truster öppnar i Sverige via inbjudan: ställ dig på väntelistan så är du redo när din första kund säger ja.