Guider

#Det som skiljer, och det som inte gör det

En faktura till en kund i ett annat land följer samma grundlogik som en svensk: du och kunden är överens om vad som ska levereras, till vilket pris och med vilka betalningsvillkor, och fakturan speglar den överenskommelsen. Det som skiljer är främst tre saker: momsen, valutan och vägen pengarna tar.

Ordningen är viktig. Bestäm momshanteringen och valutan innan du lämnar offert, inte när fakturan ska skapas. Ett pris som såg bra ut kan bli betydligt sämre om växelkursen rör sig eller om det visar sig att moms ska läggas på ett belopp kunden trodde var slutgiltigt.

#Moms inom EU: huvudregeln för tjänster

Vid försäljning av tjänster till en beskattningsbar person, alltså normalt ett företag, i ett annat EU-land är huvudregeln att tjänsten anses omsatt i köparens land. Då redovisar köparen momsen där, och du fakturerar utan svensk moms med en hänvisning på fakturan till att köparen är betalningsskyldig för momsen. Jämför med en svensk företagskund, där svensk moms läggs på med standardsatsen 25 procent för de flesta tjänster.

För att huvudregeln ska kunna tillämpas behöver kundens VAT-nummer finnas på fakturan och vara kontrollerat. Kontrollera det i EU-kommissionens VIES-tjänst och spara resultatet. Det finns dessutom undantag från huvudregeln för vissa typer av tjänster, till exempel sådana som är knutna till en fastighet eller till ett evenemang på en bestämd plats, så utgå aldrig från att huvudregeln alltid gäller. Skatteverket beskriver reglerna och undantagen på skatteverket.se.

#Privatpersoner och kunder utanför EU

Säljer du till en privatperson i ett annat EU-land gäller andra regler än vid försäljning till företag, och för vissa typer av tjänster ska momsen redovisas i köparens land även då. Det finns alltså ingen enkel tumregel som täcker alla fall, och du kan inte utgå från att det blir samma hantering som mot ett företag.

Vid försäljning till kunder utanför EU gäller ytterligare andra regler, och lokala skatter i kundens land kan tillkomma. Det förekommer att en utländsk kund gör avdrag för källskatt innan betalning, vilket ger dig mindre än fakturabeloppet. Fråga kunden i förväg om något sådant avdrag kommer att göras, så att du kan hantera det i avtalet i stället för i efterhand.

#Valuta, kurs och betalningsväg

Fakturera helst i en valuta du kan hantera. Fakturerar du i svenska kronor flyttas växelkursrisken till kunden, medan en faktura i kundens valuta gör det enklare för kunden men innebär att du bär risken mellan avtal och betalning. Bestäm vem som bär risken redan i avtalet, och skriv in valutan tydligt.

Bestäm också vem som betalar avgifterna för själva överföringen. Bankavgifter, mellanhänder och växlingspåslag kan äta upp en del av beloppet, och vid mindre fakturor kan det märkas tydligt. Ange fullständiga betalningsuppgifter på fakturan, IBAN och BIC vid betalning från utlandet, och skriv ut betalningsvillkoren i klartext så att inga antaganden om lokala kutymer uppstår.

#Praktisk checklista före du skickar

Kontrollera kundens fullständiga uppgifter: juridiskt namn, adress, land och VAT-nummer om det är ett företag inom EU. Kontrollera att fakturan visar valuta, betalningsvillkor, förfallodag och vad som faktiskt levererats, med tillräcklig beskrivning för att någon utomstående ska förstå affären. Ta reda på om kunden kräver ett inköpsordernummer eller en särskild referens, det är en vanlig orsak till att utländska fakturor fastnar.

Spara underlaget. Avtal eller orderbekräftelse, korrespondens om pris och valuta samt din VAT-kontroll är det som visar att fakturan är korrekt om frågan kommer upp senare. Är du osäker på momshanteringen ska du fråga innan du fakturerar, eftersom en felaktig momsredovisning är betydligt jobbigare att rätta i efterhand.

#Låt någon annan göra bedömningen

Som egenanställd gör egenanställningsföretaget momsbedömningen och skapar fakturan, medan din uppgift är att beskriva uppdraget och kunden korrekt i underlaget. Med Truster fakturerar du utan eget företag, får lön med skatt och avgifter hanterade och slipper hålla reda på gränsöverskridande momsregler själv. Plattformen är byggd av ett betalningsinstitut auktoriserat av den finska finansinspektionen och används av fler än 55 000 personer i Norden. Truster öppnar i Sverige via inbjudan: ställ dig på väntelistan.