Jos käytät autoa - tai mitä tahansa muuta ajoneuvoa - yrityksesi toiminnassa, on se mahdollisesti yksi tärkeimmistä työvälineistäsi. Samalla tavalla ajoneuvoosi ja sillä tehtyihin työmatkoihin liittyvät kulut ovat yksi tärkeimmistä osa-alueista, joita yritystoiminnassasi tulee dokumentoida asianmukaisesti.
Toiminimipalvelumme käyttäjänä, tai palvelusta vielä kiinnostuneena, sinun on hyvä huomioida alle listatut asiat, jotta ajoneuvosi tulee huomioitua kirjanpidossa niin, että saat siitä parhaan hyödyn.
Auton tietojen lisääminen
Lisää autosi tiedot sovellukseen kohdasta Auton tiedot (löytyy Valikosta). Lisää tietoihin autosi rekisterinumero, auton käyttöaste yritysajoihin (yli vai alle 50 %), sekä auton dokumentti.
Jos olet ostanut autosi yli vuosi sitten, liitä dokumentiksi auton hinta-arvio. Hinta-arvion saat mistä tahansa autoliikkeestä, tai esimerkiksi Alma Ajo -verkkopalvelusta. Hinta-arviosta tulee käydä ilmi auton rekisterinumero, hinta-arvio (summa €), matkamittarin lukema arviointihetkellä, sekä arvion päivämäärä. Nämä tiedot saat esimerkiksi Alma Ajo -palvelusta kohdasta Aikajana.
Jos olet ostanut autosi alle vuosi sitten, liitä dokumentiksi kauppakirja tai osamaksusopimus. Tästä dokumentista tulee käydä ilmi auton rekisterinumero, ostopäivämäärä, sekä ostohinta euroissa.
Mitä hyötyjä auton käytöstä saa?
Tämä riippuu siitä, kuinka paljon käytät autoasi yritysajoihin. Aiemmin mainittu auton käyttöasteen ilmoittaminen on siis merkittävä tieto.
Jos käytät autoasi yli 50 % yritysajoihin, eli autollasi ajetaan enemmän yrityksen ajoja, on autosi verottajan silmissä sinun yrityksellesi kuuluva ajoneuvo. Tällöin vuosittaisella veroilmoituksella kuluna huomioidaan autosi, sekä siihen liittyvät kulut, kuten polttoaine, pesut ja huollot.
Jos käytät autoasi alle 50 % yritysajoihin, eli autollasi ajetaan enemmän henkilökohtaisia ajoja, on autosi verottajan silmissä sinun henkilökohtainen ajoneuvo. Tällöin vuosittaisella veroilmoituksella haetaan ajopäiväkirjasi mukaiset kilometrikorvaukset.
Merkittävässä osassa on ajopäiväkirja, jolla määritetään yrityksen ja henkilökohtaisten ajojen suhde. Tieto on välttämätön, jotta täytät Verohallinnon vaatimukset.
Ajopäiväkirjan pitäminen
Ajoneuvostasi aiheutuneet kulut voit vähentää vain, jos olet pitänyt työajoista ajopäiväkirjaa verottajan ohjeistuksen mukaisesti. Jos ajoja on paljon, saattaa ajopäiväkirjan pitäminen tuntua suurelta työltä, mutta mahdolliset jälkiverot (mätkyt) tai muut verotukseen liittyvät ongelmat varmasti tuntuvat vielä suuremmilta.
Jokaisesta yksittäisestä työajosta tulee kirjata seuraavat tiedot
- Matkan alkamis- ja päättymisaika (päivämäärä ja kellonaika)
- Aloitus- ja lopetuspaikka, sekä tarvittaessa ajettu reitti (tarkat osoitteet)
- Ajetut kilometrit
- Matkan tarkoitus
- Matkamittarin lukema matkan alussa ja lopussa
- Auton kuljettajan tiedot
- Autolla ajetut kilometrit vuoden aikana
Ajopäiväkirjan muoto on vapaavalintainen. Voit kirjata tiedot käsin muistivihkoosi, tietokoneella Excel-taulukkoon tai käyttää esimerkiksi tätä varten kehitettyä sovellusta. Meidän suosikkimme on sovellus nimeltä Driversnote, jonka avulla säästyt suurelta manuaaliselta työltä.
Yrittäjänä sinun tulee säilyttää ajopäiväkirjoja vähintään 6 vuotta.
Auton kulut veroilmoituksella
Auton käyttöikä on tyypillisesti yli 3 vuotta ja hankintahinta yli 1 200 euroa. Tästä syystä auto ilmoitetaan enintään 25 %:n vuotuisena poistona veroilmoituksella. Hankinnan (auton) hinta siis jaetaan osiin eri vuosille.
Kun menojäännös (jäljellä oleva arvo) on 1 200 € tai alle, voidaan se poistaa kerralla.
Driversnote
Driversnote on ajopäiväkirja-sovellus, joka helpottaa arkeasi merkittävästi. Sinun tulee vain painaa työmatkan alussa Start ja työmatkan lopussa Stop - sovellus hoitaa loput. Seuraa vain työajoja, älä kirjaa henkilökohtaisia matkoja sovellukseen ollenkaan. Henkilökohtaisten ajojen osuus lasketaan kirjaamiesi työmatkojen ja kokonaiskilometrien erotuksesta. Merkitse siis myös matkamittarin lukema sovellukseen.
Kun olet pitänyt kirjaa työajoistasi koko vuoden ajan, jäljellä on vain yksi tehtävä. Luo raportti koko vuoden ajoista. Tämä raportti sinun tulee säilyttää vähintään 6 vuoden ajan. Ilmoita raportin mukaiset kilometrit veroilmoituskyselyyn, jonka lähetämme sinulle aina vuoden alussa.
Driversnoten Pro lisenssi kustantaa 11 € kuukaudessa, mutta meidän kauttamme saat sovelluksen käyttöösi 20 % alennuksella.
- Kirjaudu tai luo Driversnote tunnus tämän linkin kautta aktivoidaksesi alennuksen
- Ota yhteyttä asiakaspalveluumme sovelluksen Tukipyynnöt-osiossa saadaksesi kutsulinkin, jonka kautta voit liittyä Trusterin tiimiin
Perinteinen ajopäiväkirja
Jos sovellukset eivät ole sinun juttu, voit myös ladata ilmaisen ajopäiväkirjan, jota voit täyttää sähköisesti tai perinteisemmin tulostettuna kynällä.
Oletpa sitten näpyttänyt tiedot ajopäiväkirjaan tietokoneella tai kirjoittanut koko vuoden kynä sauhuten, ilmoita meille koko vuoden kilometrit veroilmoituskyselyllä. Ajopäiväkirjojasi emme pyydä. Säilytä ne itselläsi vähintään 6 vuoden ajan, jos Verottaja haluaa ne tarkistaa.