Kenelle

Tapahtumajärjestäjänä toimit kevytyrittäjänä näin: myyt osaamisesi eli suunnittelun, koordinoinnin ja tuotannon asiakkaalle, teet työn ja laskutat sen Trusterin sovelluksella ilman omaa Y-tunnusta. Truster hoitaa laskutuksen, ennakonpidätyksen ja ilmoitukset, ja palkka maksetaan tilillesi. Kevytyrittäjänä laskutat oman työsi: tapahtuman suuret hankinnat kannattaa ohjata suoraan asiakkaan maksettaviksi.

#Tapahtuma-alan toimeksiannot ja hinnoittelu

Tyypillisiä toimeksiantoja ovat yritystilaisuudet ja pikkujoulut, seminaarit ja messuosastot, häiden ja juhlien koordinointi, festivaalien ja markkinoiden tuotantotehtävät sekä yksittäiset tuottajan tai tapahtumakoordinaattorin roolit isommissa produktioissa. Moni alan tekijä työskentelee sesonkiluonteisesti ja tekee talvella yritystilaisuuksia, kesällä festivaaleja ja häitä.

Hinnoittelussa toimivat projektipalkkio kokonaisesta tapahtumasta tai tuntihinta, kun rooli on osa isompaa tuotantoa. Projektihinnoittelussa kannattaa eritellä suunnittelu, tapahtumapäivän työ ja jälkityöt. Sovi myös, miten muutokset ja lisätyöt laskutetaan, sillä tapahtumat elävät viime metreille asti.

Laskuta osissa: ennakko sopimuksen syntyessä, mahdollinen välierä suunnitteluvaiheen jälkeen ja loppulasku tapahtuman jälkeen. Osalaskutus suojaa sinua peruutuksilta ja tasaa kassavirtaa pitkissä projekteissa. Trusterin sovelluksessa jokainen erä on oma laskunsa ja valmis minuuteissa.

#Kulut ja vastuut tapahtumatuotannossa

Omia kulujasi ovat tyypillisesti matkat tapahtumapaikoille ja tapaamisiin, puhelin ja tietokone, projektinhallinnan työkalut sekä pienhankinnat tapahtumapäivänä. Kirjaa kulut ja kilometrit Trusterin sovelluksessa, niin ne huomioidaan palkassasi automaattisesti verottajan ohjeiden mukaan. Suuret tapahtumakulut, kuten tilavuokrat, tekniikka ja catering, kannattaa sopia suoraan asiakkaan ja toimittajien välisiksi: näin ne eivät kierrä sinun kauttasi eikä oma riskisi kasva.

Tapahtumien viranomaisluvat ja ilmoitukset kuuluvat lähtökohtaisesti tapahtuman omistajalle eli asiakkaallesi. Sovi vastuunjako kirjallisesti: sinä koordinoit, asiakas vastaa. Trusterin kuukausipakettiin sisältyy Truster Turva, joka tuo turvaa työhösi tapahtumissa.

#Paljonko käteen jää?

Trusterin palvelumaksu on 3,99 % laskutuksesta tai kiinteä 55 €/kk. Palvelumaksun jälkeen palkastasi vähennetään ennakonpidätys verokorttisi mukaan, ja loppu maksetaan tilillesi palkkana. Laskulle lisätään yleensä arvonlisävero, jonka yleinen kanta on 25,5 %, ja sen maksaa asiakas laskun päälle. Laske projektipalkkiosi käteen jäävä osuus laskureillamme osoitteessa truster.com/laskurit.

Tapahtuman jälkeen työ on tehty, mutta asiakkaan maksuaika voi olla pitkä. HetiPalkka maksaa palkkasi jo ennen laskun eräpäivää, joten voit siirtyä seuraavaan tuotantoon ilman rahahuolia.

Projektien talous pysyy hallussa, kun laskut, palkat ja kulut näkyvät samassa sovelluksessa tuotannosta toiseen. Viivästyneisiin maksuihin Maksuvahti lähettää muistutukset puolestasi hintaan 1,99 €/lasku, joten voit keskittyä seuraavan tapahtuman rakentamiseen sen sijaan, että karhuaisit edellisen maksuja.

#Tapahtumatyö hallintaan: käytännön vinkit

Tapahtuma-ala on verkostoala: hyvin hoidettu tuotanto poikii seuraavan. Pidä laskutusvalmius yllä ilmaisella tilillä, niin voit ottaa tuottajan roolin vastaan lyhyelläkin varoitusajalla. Kirjaa työtunnit ja kulut projektin edetessä, älä vasta tapahtuman jälkeen: purkupäivänä yksityiskohdat unohtuvat nopeasti.

Sesonkiluonteisuus kannattaa huomioida palvelumaksun valinnassa: prosenttipohjainen malli sopii hiljaisempiin kausiin ja kiinteä kuukausihinta sesonkiin, jolloin laskutusta on paljon. Voit valita mallin tilanteesi mukaan.

Kevytyrittäjänä et tarvitse yritystä, kirjanpitäjää tai laskutusohjelmaa: kaikki hoituu yhdessä sovelluksessa. Se vapauttaa aikaasi itse tapahtumien tekemiseen, ja juuri siitä asiakkaasi maksavat. Jos alat tuottaa omia tapahtumia omaan lukuusi, harkitse silloin oman yrityksen perustamista.