Opas

#Näin lähetät ensimmäisen laskusi: kokonaiskuva

Koko prosessi vie tottumattomaltakin vain hetken: avaat tilin pankkitunnuksilla, lisäät asiakkaan, täytät laskun tiedot ja lähetät. Et tarvitse omaa yritystä, Y-tunnusta tai aiempaa kokemusta laskuttamisesta. Truster huolehtii siitä, että lasku on muodollisesti oikein, ja kun asiakas maksaa, saat ansiosi palkkana verot valmiiksi hoidettuina.

Ennen ensimmäistä laskua kannattaa sopia asiakkaan kanssa kolme asiaa kirjallisesti, vaikka vain viestillä: mitä työtä teet, mihin hintaan ja milloin laskutat. Kerro samalla, että laskutat Trusterin kautta, jolloin laskun lähettäjänä näkyy laskutuspalvelu. Selkeä sopiminen etukäteen on paras tapa varmistaa, että lasku myös maksetaan ajallaan.

Käydään seuraavaksi jokainen vaihe läpi yksityiskohtaisesti, jotta tiedät tarkalleen mitä odottaa.

Moni pelkää etukäteen laskun muotovaatimuksia: mitä jos summa on väärin, entä arvonlisävero, entä jos jotain unohtuu? Käytännössä sovellus huolehtii muodosta puolestasi. Sinun tarvitsee tietää vain kolme asiaa: kenelle laskutat, mitä työtä teit ja mihin hintaan. Loput syntyvät automaattisesti.

#Vaihe 1: Avaa tili pankkitunnuksilla

Tilin avaaminen alkaa lataamalla Trusterin sovellus tai siirtymällä palveluun selaimella. Tunnistaudut suomalaisilla pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella, jolloin henkilöllisyytesi varmistuu turvallisesti eikä erillisiä lomakkeita tai liitteitä tarvita. Tunnistautumisen jälkeen täydennät yhteystietosi ja tilinumerosi, jolle palkka aikanaan maksetaan.

Tili on ilmainen eikä velvoita mihinkään: kiinteitä kuukausimaksuja ei ole, ja palvelumaksu veloitetaan vain toteutuneesta laskutuksesta. Voit siis avata tilin valmiiksi jo ennen kuin ensimmäinen keikka on edes sovittu, ja lähettää laskun sitten, kun sen aika on.

Samassa yhteydessä kannattaa tarkistaa, että verokorttisi on kunnossa. Truster hakee verokorttitiedot sähköisesti Verohallinnolta, joten yleensä riittää, että verokorttisi tuloarvio on ajan tasalla OmaVero-palvelussa.

Palvelumaksun voit valita kahdesta mallista: 3,99 % laskutuksesta sopii satunnaiseen laskuttamiseen, ja kuukausipaketti 55 €/kk tulee edullisemmaksi, kun laskutat säännöllisesti isompia summia. Valintaa ei tarvitse tehdä heti eikä lopullisesti, vaan voit aloittaa prosenttimallilla ja vaihtaa kuukausipakettiin, kun laskutuksesi vakiintuu.

#Vaihe 2: Lisää asiakas YTJ-haulla

Kun laskutat yritystä, asiakkaan lisääminen on erityisen nopeaa: kirjoita yrityksen nimi tai Y-tunnus hakuun, ja sovellus hakee viralliset tiedot suoraan Yritys- ja yhteisötietojärjestelmästä eli YTJ:stä. Näin nimi, Y-tunnus ja osoitetiedot tulevat laskulle oikein ilman näppäilyvirheitä. Tarkista vielä asiakkaalta, haluaako hän laskun sähköpostiin vai verkkolaskuna, ja onko laskulle merkittävä viite tai tilausnumero.

Kuluttaja-asiakkaan tiedot lisäät käsin: nimi, osoite ja sähköposti riittävät. Kuluttajalaskutuksessa kannattaa olla erityisen selkeä hinnasta etukäteen, koska kuluttaja katsoo verollista loppusummaa, joka hänen tililtään lähtee.

Asiakas tallentuu asiakasrekisteriisi, joten seuraavalla kerralla laskutus on vielä nopeampaa: valitset asiakkaan listasta ja siirryt suoraan laskun sisältöön.

Jos asiakkaasi on iso yritys, kysy etukäteen myös laskutuksen erityisvaatimuksista: monilla on käytössä ostotilausnumerot tai kustannuspaikat, jotka laskulla pitää mainita, jotta lasku ei palaudu kierrosta. Yksi kysymys etukäteen säästää viikon odottelun.

Sama YTJ-haku toimii myös silloin, kun haluat varmistaa, että asiakasyritys on olemassa ja sen tiedot ovat kunnossa ennen töiden aloittamista. Pieni taustatyö kuuluu ammattimaiseen keikkatyöhön ja vähentää maksamattomien laskujen riskiä jo ennen kuin lasku on edes lähtenyt.

#Vaihe 3: Täytä laskun tiedot ja valitse maksuehto

Hyvä lasku kertoo asiakkaalle yhdellä silmäyksellä, mistä hän maksaa. Kuvaa tehty työ selkeästi: mitä teit, milloin ja tarvittaessa missä. Erittele määrä ja yksikköhinta, esimerkiksi tuntimäärä ja tuntihinta tai sovittu urakkahinta. Laskulle merkitään myös arvonlisävero eriteltynä: veroton hinta, verokanta ja veron osuus. Trusterin sovellus muodostaa nämä automaattisesti, kun syötät työn tiedot.

Maksuehto tarkoittaa aikaa, joka asiakkaalla on maksaa lasku, eli käytännössä eräpäivää. Sovi maksuehdosta asiakkaan kanssa etukäteen: lyhyt maksuehto tuo rahat nopeammin, mutta monilla yrityksillä on omat vakiokäytäntönsä laskujen käsittelyyn. Kohtuullinen ja etukäteen sovittu maksuehto on molempien etu, ja se merkitään laskulle selkeästi.

Lue lasku vielä kertaalleen läpi asiakkaan silmin ennen lähettämistä: onko työn kuvaus ymmärrettävä, täsmäävätkö summat sovittuun ja ovatko asiakkaan tiedot oikein? Huolellisesti tehty lasku maksetaan kokemuksemme mukaan nopeammin ja vähemmillä kysymyksillä. Sitten vain lähetä: lasku toimitetaan asiakkaalle valitsemallasi tavalla.

Laskulle tulee automaattisesti myös maksamiseen tarvittavat tiedot: tilinumero, viitenumero ja eräpäivä. Viitenumero on tärkeä, koska sen avulla maksu kohdistuu juuri sinun laskuusi ilman selvittelyä. Jos asiakas pyytää laskuun muutoksia, esimerkiksi tarkennusta työn kuvaukseen, muokkaaminen ja uudelleen lähettäminen onnistuu sovelluksessa nopeasti.

#Mitä tapahtuu, kun asiakas maksaa?

Kun asiakkaasi maksaa laskun, Truster käsittelee maksun ja muuttaa sen palkaksesi: laskun verottomasta summasta vähennetään palvelumaksu ja lakisääteiset erät, palkastasi tehdään ennakonpidätys verokorttisi mukaan, ja nettopalkka maksetaan tilillesi. Saat palkkalaskelman, ja tulot ilmoitetaan tulorekisteriin automaattisesti. Sinun ei tarvitse tehdä mitään: näet sovelluksesta, kun lasku on maksettu ja palkka matkalla.

Entä jos rahat tarvitaan heti eikä eräpäivää ehdi odottaa? Silloin voit käyttää HetiPalkkaa: Truster maksaa palkkasi heti odottamatta asiakkaan maksua. HetiPalkan hinta on 5 % laskun summasta, ja se sopii tilanteisiin, joissa nopeus on tärkeämpää kuin viimeisen euron optimointi.

Jos asiakas ei maksa eräpäivään mennessä, sinun ei tarvitse ryhtyä perintätoimistoksi: Trusterin Maksuvahti muistuttaa asiakasta ja huolehtii saatavan seurannasta puolestasi hintaan 1,99 €/lasku. Useimmiten kyse on unohduksesta, ja ystävällinen muistutus riittää. Ensimmäisen laskun jälkeen seuraavat syntyvät jo rutiinilla, ja huomaat, että laskuttaminen on helpoin osa keikkatyötä.

Sovelluksesta näet koko ajan, missä vaiheessa laskusi on: lähetetty, erääntyvä vai maksettu. Kun ensimmäinen palkka on tilillä, sinulla on jo kaikki oleellinen hallussa. Seuraava luonteva askel on tallentaa asiakkaasi tiedot valmiiksi, sopia seuraavasta keikasta ja tarkistaa Trusterin laskurilla, että hinnoittelusi on kestävällä tasolla.

Moni uusi kevytyrittäjä kertoo jälkikäteen, että suurin kynnys oli henkinen: kehtaanko laskuttaa, osaanko varmasti, menikö kaikki oikein. Ensimmäisen maksetun laskun jälkeen nämä epäilyt yleensä katoavat. Työsi on ostamisen arvoista, ja laskuttaminen on vain tapa saada siitä maksu asianmukaisesti, verot ja ilmoitukset hoidettuina.