Opas

Verkkolasku on sähköinen lasku, joka siirtyy rakenteisessa muodossa suoraan lähettäjän järjestelmästä vastaanottajan taloushallinnon järjestelmään. Kevytyrittäjälle tärkein asia on tämä: monet yritysasiakkaat vastaanottavat vain verkkolaskuja, ja Trusterin kautta lähetät verkkolaskun yhtä helposti kuin tavallisen laskun, ilman omaa laskutusohjelmaa tai operaattorisopimusta.

#Mikä verkkolasku on ja mikä ei ole

Verkkolaskussa laskun tiedot kulkevat konekielisessä, rakenteisessa muodossa: summa, eräpäivä, viitenumero ja laskurivit siirtyvät suoraan vastaanottajan järjestelmään ilman käsin naputtelua. Tämä nopeuttaa laskun käsittelyä ja vähentää virheitä, minkä vuoksi yritykset suosivat verkkolaskuja.

Tärkeä täsmennys: sähköpostilla lähetetty PDF-lasku ei ole verkkolasku. PDF on vain kuva laskusta, jonka vastaanottajan pitää käsitellä käsin tai erillisellä skannauspalvelulla. Jos asiakas pyytää verkkolaskua, PDF sähköpostissa ei kelpaa. Verkkolaskut kulkevat operaattoreiden ja pankkien ylläpitämässä verkkolaskuverkossa, eivät sähköpostissa.

#Milloin yritysasiakas vaatii verkkolaskun

Mitä suurempi organisaatio, sitä todennäköisemmin se ottaa laskut vastaan vain verkkolaskuina. Suuret yritykset, kunnat, kaupungit ja valtion organisaatiot ovat käytännössä siirtyneet verkkolaskuihin, koska ne käsittelevät tuhansia laskuja ja automaatio säästää työtä. Myös moni pk-yritys on siirtynyt sähköiseen taloushallintoon ja toivoo laskut verkkolaskuina.

Käytännössä huomaat vaatimuksen viimeistään siinä vaiheessa, kun asiakas kysyy laskutustapaasi tai antaa sinulle laskutusohjeensa. Kysy laskutustiedot aina ennen työn aloittamista: näin lasku lähtee heti oikeassa muodossa eikä maksu viivästy laskutusteknisistä syistä. Jos asiakas ei vastaanota verkkolaskuja, voit lähettää laskun sähköpostilla tai paperilla.

#Verkkolaskuosoite ja välittäjätunnus

Verkkolaskun lähettämiseen tarvitset kaksi tietoa asiakkaalta: verkkolaskuosoitteen ja välittäjätunnuksen. Verkkolaskuosoite on yrityksen sähköinen laskutusosoite, tyypillisesti OVT-tunnus tai IBAN-muotoinen osoite. Välittäjätunnus kertoo, mikä operaattori tai pankki välittää laskut kyseiselle yritykselle. Ne toimivat yhdessä vähän kuin katuosoite ja postinumero: molemmat tarvitaan, jotta lasku löytää perille.

Saat tiedot helpoimmin kysymällä suoraan asiakkaalta, ja monet yritykset julkaisevat laskutusohjeensa myös verkkosivuillaan. Kopioi osoite ja välittäjätunnus huolellisesti: yksikin väärä merkki estää laskun perillemenon. Isoilla organisaatioilla voi olla useita verkkolaskuosoitteita eri yksiköille, joten varmista, mihin osoitteeseen juuri sinun laskusi kuuluu, ja kysy samalla mahdollinen viite tai tilausnumero.

#Näin lähetät verkkolaskun Trusterilla

Kevytyrittäjänä sinun ei tarvitse hankkia omaa laskutusohjelmaa tai tehdä sopimusta verkkolaskuoperaattorin kanssa: Truster hoitaa verkkolaskujen välityksen puolestasi. Luot laskun sovelluksessa kuten tavallisesti, valitset toimitustavaksi verkkolaskun ja syötät asiakkaalta saamasi verkkolaskuosoitteen ja välittäjätunnuksen. Truster muodostaa laskusta oikean muotoisen verkkolaskun ja toimittaa sen perille verkkolaskuverkon kautta.

Laskutuksen hinta on sama toimitustavasta riippumatta: kevytyrittäjänä maksat palvelumaksuna 3,99 % laskutuksesta tai kiinteän 55 €/kk. Verkkolaskun lähettäminen ei siis maksa ylimääräistä, ja voit laskuttaa myös niitä asiakkaita, jotka vastaanottavat vain verkkolaskuja.

#Kannattaako verkkolasku aina

Kun asiakas pystyy vastaanottamaan verkkolaskun, se on lähes aina paras valinta. Verkkolasku ei huku sähköpostiin eikä roskapostisuodattimeen, se siirtyy suoraan asiakkaan maksatukseen ja tiedot menevät perille virheettöminä. Tämä tarkoittaa käytännössä nopeampia maksuja sinulle. Kuluttaja-asiakkaille lasku toimitetaan yleensä sähköpostilla, koska kuluttajilla ei ole verkkolaskuosoitetta samassa mielessä kuin yrityksillä.

Yhteenveto: verkkolasku on yritysten välisen laskutuksen standardi, ja sen lähettämiseen tarvitset asiakkaan verkkolaskuosoitteen ja välittäjätunnuksen. Trusterilla lähetät verkkolaskut ilman omia järjestelmiä, joten voit ottaa vastaan myös isojen organisaatioiden toimeksiantoja huoletta.

#Verkkolaskutuksen hyödyt kevytyrittäjälle

Verkkolaskun tärkein hyöty sinulle on nopeus. Kun lasku siirtyy suoraan asiakkaan taloushallinnon järjestelmään, se ei odota kenenkään sähköpostilaatikossa eikä käy paperipostissa: lasku on asiakkaan käsittelyjonossa käytännössä heti lähettämisen jälkeen. Yrityksissä verkkolaskut myös kiertävät hyväksyntäprosessin läpi sujuvammin kuin käsin syötettävät laskut, koska tiedot ovat valmiiksi järjestelmässä oikeilla paikoillaan. Nopeampi käsittely tarkoittaa useammin ajallaan maksettua laskua.

Toinen hyöty on luotettavuus. Sähköposti voi päätyä roskapostiin, jäädä huomaamatta tai mennä väärälle henkilölle, ja paperilasku voi kadota matkalla. Verkkolasku kulkee suljetussa verkossa suoraan oikeaan järjestelmään, ja saat tiedon, jos toimitus epäonnistuu. Kolmas hyöty on uskottavuus: kun pystyt laskuttamaan isoja organisaatioita niiden vaatimalla tavalla, olet tasavertainen toimittaja muiden joukossa. Kyky lähettää verkkolasku voi ratkaista sen, saatko toimeksiannon ylipäätään.

Kevytyrittäjälle verkkolaskutuksen kynnys on perinteisesti ollut korkea, koska verkkolaskujen lähettäminen on vaatinut laskutusohjelman ja sopimuksen verkkolaskuoperaattorin kanssa. Trusterin kautta tämä kynnys poistuu: käytät samaa sovellusta kuin muutenkin, ja verkkolasku on vain yksi toimitustapa muiden joukossa.

#Yleisimmät ongelmat ja niiden ratkaisut

Yleisin verkkolaskutuksen ongelma on väärä tai vanhentunut verkkolaskuosoite. Yritysten osoitteet muuttuvat esimerkiksi operaattorin vaihtuessa, joten älä luota vanhaan tietoon: varmista osoite asiakkaalta aina, kun laskutat uutta asiakasta tai kun edellisestä laskusta on kulunut pitkään. Jos lasku ei mene perille, tarkista ensin osoite ja välittäjätunnus merkki merkiltä ja kysy asiakkaalta, ovatko tiedot ajan tasalla.

Toinen tyypillinen kompastuskivi on puuttuva viite. Monet isot organisaatiot hylkäävät tai palauttavat laskun, jos siitä puuttuu tilaajan nimi, tilausnumero tai muu asiakkaan vaatima viite, vaikka lasku olisi muuten täysin oikein. Kysy siis laskutusohjeet aina toimeksiannon alussa ja kirjaa vaaditut viitteet laskulle täsmälleen siinä muodossa kuin asiakas ne antaa.

Kolmas tilanne: asiakas ei vastaanota verkkolaskuja lainkaan. Kaikilla pienillä yrityksillä ja yhdistyksillä ei ole verkkolaskuosoitetta, eikä se ole ongelma: lähetä lasku silloin sähköpostilla. Tärkeintä on kysyä asiakkaan toivoma laskutustapa etukäteen ja toimittaa lasku juuri siinä muodossa. Joustavuus laskutustavassa on pieni vaiva sinulle ja iso helpotus asiakkaalle. Kun laskutustapa, osoitteet ja viitteet ovat kunnossa jo ensimmäisellä laskulla, seuraavat laskut samalle asiakkaalle syntyvät hetkessä: tiedot ovat tallessa, ja sinä voit keskittyä itse työhön laskutusteknisten selvittelyjen sijaan.