Opas

Hyvä tarjous vastaa asiakkaan kolmeen kysymykseen yhdellä silmäyksellä: mitä saan, mitä se maksaa ja milloin se on valmis. Kun tarjous kertoo nämä selkeästi, asiakkaan on helppo hyväksyä se, ja samalla tarjous toimii sopimuksen pohjana, joka suojaa sinua myöhemmiltä erimielisyyksiltä. Epämääräinen tarjous sen sijaan johtaa tinkimiseen, lisätyökiistoihin ja maksuviiveisiin.

#Hyvän tarjouksen rakenne

Toimiva tarjous sisältää ainakin nämä osat: omat yhteystietosi ja asiakkaan tiedot, työn sisältö ja rajaus, hinta ja sen peruste, aikataulu, maksuehto sekä tarjouksen voimassaoloaika. Tärkein osa on työn sisällön kuvaus. Kirjoita konkreettisesti, mitä teet ja mitä lopputulos sisältää: esimerkiksi ei pelkästään nettisivut, vaan viisisivuinen sivusto, yksi korjauskierros ja julkaisu asiakkaan palvelimelle.

Yhtä tärkeää on kirjata, mitä tarjous ei sisällä. Rajaus suojaa sinua siltä, että työ paisuu sovitusta ilman lisäkorvausta. Kirjaa myös, miten toimitaan, jos työn laajuus muuttuu matkan varrella: esimerkiksi lisätyöt laskutetaan erikseen tuntihinnalla, josta sovitaan ennen töiden jatkamista.

#Hinnan esittäminen tarjouksessa

Esitä hinta niin selkeästi, ettei tulkinnalle jää tilaa. Kerro aina, onko kyseessä kiinteä hinta koko työstä vai tuntihinta, ja tuntihinnan tapauksessa anna arvio tuntimäärästä. Kiinteä hinta on asiakkaalle helpompi hyväksyä, koska hän tietää kokonaiskustannuksen etukäteen. Tuntihinta sopii töihin, joiden laajuutta on vaikea arvioida tarkasti etukäteen.

Kerro aina, sisältääkö hinta arvonlisäveron. Yleinen ALV-kanta on 25,5 %, ja se lisätään useimpien palveluiden hintaan. Yritysasiakkaille hinta esitetään yleensä arvonlisäverottomana, koska yritys saa vähentää ALV:n omassa verotuksessaan. Kuluttajalle taas kerrotaan kokonaishinta veroineen, koska kuluttaja maksaa ALV:n itse. Selkeä merkintä, esimerkiksi hinta + ALV 25,5 % tai hinta sisältäen ALV:n, ehkäisee ikävät yllätykset laskutusvaiheessa.

Muista hinnoitellessasi, että kevytyrittäjän laskuttamasta summasta vähennetään palvelumaksu ja palkan sivukulut ennen kuin raha on tililläsi. Mitoita siis hintasi niin, että käteen jäävä osuus vastaa työsi arvoa. Trusterin palvelumaksu on kevytyrittäjälle 3,99 % laskutuksesta tai 55 €/kk.

#Voimassaoloaika ja muut ehdot

Aseta tarjoukselle aina voimassaoloaika, esimerkiksi 14 tai 30 päivää. Voimassaoloaika suojaa sinua kahdella tavalla: asiakas ei voi kaivaa vanhaa tarjousta esiin kuukausien päästä, kun hintasi tai kalenterisi on jo muuttunut, ja määräaika kannustaa asiakasta tekemään päätöksen. Kirjaa myös maksuehto, esimerkiksi 14 päivää netto, ja isommissa töissä maksuerät: esimerkiksi osa aloituksessa ja loppuosa, kun työ on valmis.

Muista, että tarjous sitoo sinua. Kun asiakas hyväksyy tarjouksen sen voimassaoloaikana, syntyy sopimus, jonka ehdoilla työ tehdään. Älä siis lupaa tarjouksessa mitään, mitä et pysty pitämään, ja hinnoittele niin, ettei sinun tarvitse katua hyväksyttyä tarjousta. Pyydä hyväksyntä aina kirjallisesti, vaikka vain sähköpostilla tai viestillä: kirjallinen kyllä on paras todiste sovitusta.

#Tarjouksesta laskuksi

Hyvin tehty tarjous tekee laskutuksesta helppoa: laskun rivit, hinnat ja maksuehto ovat jo valmiina tarjouksessa, joten laskuun ei tarvitse keksiä mitään uutta. Kun teet työn valmiiksi, laskuta viipymättä ja käytä laskulla samoja nimikkeitä ja summia kuin tarjouksessa. Näin asiakas tunnistaa laskun heti eikä sen käsittely viivästy epäselvyyksien takia.

Trusterissa luot laskun muutamassa minuutissa: syötät asiakkaan tiedot, kopioit työn sisällön ja hinnan tarjouksesta laskuriveiksi ja valitset maksuehdon. Jos haluat rahat heti etkä vasta asiakkaan maksettua, HetiPalkka (5 %/lasku) maksaa palkkasi heti laskun lähetettyäsi. Jos taas haluat varmistaa, että lasku tulee maksetuksi ajallaan, Maksuvahti (1,99 €/lasku) valvoo laskua ja muistuttaa asiakasta puolestasi.

Yhteenveto: kuvaa työn sisältö ja rajaus konkreettisesti, esitä hinta yksiselitteisesti ja kerro ALV-käsittely, aseta voimassaoloaika ja maksuehto, ja pyydä hyväksyntä kirjallisesti. Kun tarjous on kunnossa, kauppa syntyy helpommin ja laskutus sujuu ilman kitkaa.

#Tarjouksen lähettäminen ja seuranta

Lähetä tarjous ripeästi: nopeus viestii, että olet luotettava ja kiinnostunut työstä. Jos asiakas pyytää tarjousta ja saa sen samana tai seuraavana päivänä, olet jo antanut ensimmäisen työnäytteen. Liitä tarjoukseen lyhyt saateviesti, jossa kiität yhteydenotosta, kerrot tarjouksen olevan liitteenä tai viestin lopussa ja tarjoudut vastaamaan kysymyksiin. Pitkä myyntipuhe ei ole tarpeen: hyvä tarjous myy itse itsensä.

Älä jää odottamaan vastausta loputtomiin. Jos asiakas ei ole reagoinut noin viikon kuluessa, lähetä ystävällinen seurantaviesti: kysy, heräsikö tarjouksesta kysymyksiä ja tarvitseeko asiakas lisätietoja päätöksen tueksi. Moni kauppa jää syntymättä vain siksi, ettei kukaan palannut asiaan. Yksi asiallinen muistutus ei ole tyrkyttämistä vaan hyvää palvelua. Jos asiakas hylkää tarjouksen, kysy rohkeasti syytä: vastaus kertoo, oliko kyse hinnasta, aikataulusta vai sisällöstä, ja auttaa sinua tekemään parempia tarjouksia jatkossa.

Jos asiakas haluaa neuvotella hinnasta, älä laske hintaa antamatta mitään vastineeksi. Parempi tapa on sopeuttaa sisältö hintaan: pienempi kokonaisuus pienemmällä hinnalla. Näin hintasi säilyttää uskottavuutensa eikä asiakas opi siihen, että tinkiminen kannattaa aina.

#Yleisimmät virheet tarjouksissa

Yleisin virhe on epämääräisyys: tarjous lupaa tehdä työn sopimuksen mukaan kertomatta, mitä työ tarkalleen sisältää. Epämääräinen tarjous johtaa lähes varmasti erimielisyyteen siitä, kuuluiko jokin osa hintaan. Toinen yleinen virhe on alihinnoittelu: aloittava kevytyrittäjä hinnoittelee usein vain työtunnit ja unohtaa valmistelun, matkat, viestinnän ja korjaukset. Laske hintaan koko työhön kuluva aika, ei vain näkyvä tekeminen.

Kolmas virhe on voimassaoloajan puuttuminen, jolloin vanha tarjous voi tulla vastaan kiusallisesti kuukausien päästä. Neljäs on ALV-merkinnän epäselvyys: jos tarjouksessa lukee pelkkä summa ilman mainintaa arvonlisäverosta, sinä ja asiakas saatatte tulkita sen eri tavoin, ja erotus on iso. Viides virhe on kirjallisen hyväksynnän puuttuminen: suullinen kyllä unohtuu, kirjallinen ei. Kun vältät nämä viisi sudenkuoppaa, tarjouksesi ovat jo paremmalla tasolla kuin useimpien kilpailijoiden.