Opas

Kevytyrittäjä voi laskuttaa ulkomaisia asiakkaita Trusterin kautta, ja laskun voi tehdä euroissa, Yhdysvaltain dollareissa tai Ruotsin kruunuissa. Suurin ero kotimaan laskutukseen on arvonlisäveron käsittely: se riippuu siitä, onko asiakas EU-maassa vai sen ulkopuolella ja onko kyseessä yritys vai kuluttaja. Tässä oppaassa käymme säännöt läpi käsitteinä: tarkat verosäännöt kannattaa aina varmistaa vero.fi-palvelusta tai asiakkaasi kirjanpitäjältä ennen ensimmäistä laskua.

#Myynti EU-maihin

Kun myyt palvelua toisessa EU-maassa olevalle yritysasiakkaalle, laskuun sovelletaan usein käännettyä verovelvollisuutta. Käsitteenä se tarkoittaa, että arvonlisäveron raportoi ostaja omassa maassaan, ei myyjä Suomessa: laskulle ei silloin lisätä Suomen arvonlisäveroa, vaan laskulla viitataan käännettyyn verovelvollisuuteen. Tätä varten tarvitset yritysasiakkaalta sen ALV-tunnisteen, joten pyydä se aina ennen laskutusta.

Kuluttaja-asiakkaiden ja eri palvelutyyppien kohdalla säännöt vaihtelevat: verokohtelu voi riippua esimerkiksi siitä, missä palvelu suoritetaan ja millaisesta palvelusta on kyse. Näihin tilanteisiin ei kannata soveltaa nyrkkisääntöjä, vaan varmistaa oikea käsittely vero.fi-palvelusta tai kirjanpidon ammattilaiselta. Kun laskutat Trusterin kautta, kerro laskua tehdessäsi selkeästi, että asiakas on ulkomailla, niin lasku muodostuu oikein.

#Myynti EU:n ulkopuolelle

EU:n ulkopuolisiin maihin suuntautuvaa myyntiä koskevat omat sääntönsä. Yleisenä käsitteenä palvelumyynti EU:n ulkopuoliselle asiakkaalle jää usein Suomen arvonlisäverotuksen ulkopuolelle, mutta lopputulos riippuu palvelun luonteesta ja siitä, missä palvelu katsotaan myydyksi. Kohdemaalla voi lisäksi olla omia vaatimuksiaan. Siksi sama ohje pätee tässäkin: varmista käsittely vero.fi-palvelusta tai kirjanpitäjältä ennen laskutusta, äläkä arvaa.

Käytännön puoli on verokysymyksiä yksinkertaisempi: sovi maksuehto ja maksutapa kirjallisesti etukäteen, ja huomioi, että kansainväliset maksut voivat liikkua pankkien välillä hitaammin kuin kotimaiset. Ulkomaisen asiakkaan kanssa kirjallisen sopimuksen merkitys korostuu entisestään, koska mahdollisten erimielisyyksien selvittäminen maan rajojen yli on työlästä. Selkeä sopimus, kohtuullinen ennakkomaksu isoissa töissä ja huolellinen laskutus pitävät riskit kurissa.

#Valuutan valinta: euro, dollari vai kruunu

Truster tukee laskutusta kolmessa valuutassa: euroissa (EUR), Yhdysvaltain dollareissa (USD) ja Ruotsin kruunuissa (SEK). Valuutan valinnassa kannattaa ajatella asiakasta: lasku asiakkaan omassa valuutassa on helpompi hyväksyä ja maksaa, mikä yleensä tarkoittaa nopeampaa maksua sinulle. Ruotsalaiselle asiakkaalle luonteva valuutta on kruunu ja yhdysvaltalaiselle dollari, kun taas euromaissa ja monissa kansainvälisissä toimeksiannoissa euro on selkein valinta.

Muista, että valuuttakurssit vaihtelevat: kun hinnoittelet työn dollareissa tai kruunuissa, euromääräinen arvo elää kurssin mukana laskun lähettämisen ja maksun välillä. Pitkissä projekteissa voit pienentää kurssiriskiä laskuttamalla työn useammassa erässä sitä mukaa kuin se valmistuu. Sovi valuutta aina kirjallisesti tarjouksessa tai sopimuksessa, jotta siitä ei tule erimielisyyttä laskutusvaiheessa.

#Näin laskutat ulkomaille Trusterilla

Ulkomaanlasku syntyy Trusterissa samalla tavalla kuin kotimainenkin: syötät asiakkaan tiedot, kuvaat tehdyn työn, valitset valuutan ja maksuehdon ja lähetät laskun. Kirjaa asiakkaan tiedot erityisen huolellisesti: virallinen nimi, osoite maineen ja yritysasiakkaalta ALV-tunniste. Truster hoitaa palkanmaksusi ja ennakonpidätyksesi Suomeen normaalisti, eli oma verokäsittelysi palkansaajana ei muutu siitä, että asiakas on ulkomailla.

Yhteenveto: ulkomaille laskuttaminen onnistuu kevytyrittäjänä hyvin, kunhan kolme asiaa on kunnossa. Selvitä arvonlisäverokäsittely etukäteen vero.fi-palvelusta tai kirjanpitäjältä, pyydä EU-yritysasiakkaalta ALV-tunniste ja sovi valuutta ja maksuehto kirjallisesti. Truster tukee laskutusta euroissa, dollareissa ja kruunuissa, joten voit ottaa kansainvälisiä toimeksiantoja vastaan ilman omaa yritystä.

#Kieli ja käytännöt kansainvälisessä laskutuksessa

Ulkomaisen asiakkaan kanssa kannattaa sopia myös kielestä ja viestintätavoista. Tee tarjous, sopimus ja lasku kielellä, jota asiakas ymmärtää, käytännössä useimmiten englanniksi, ruotsalaisten asiakkaiden kanssa ruotsi toimii luontevasti. Kun sopimus ja lasku ovat samalla kielellä, väärinymmärrysten riski pienenee, ja mahdollisissa erimielisyyksissä molemmat osapuolet vetoavat samaan tekstiin. Kirjaa sopimukseen myös aikavyöhyke-erot ja vasteajat, jos teet asiantuntijatyötä etänä: milloin olet tavoitettavissa, missä ajassa vastaat viesteihin ja missä kanavissa yhteyttä pidetään. Selkeät pelisäännöt viestinnässä rakentavat luottamusta erityisesti silloin, kun asiakas ei koskaan tapaa sinua kasvokkain.

Maksukäytännöt vaihtelevat maittain: eri maissa on erilaiset tottumukset maksuaikojen ja maksutapojen suhteen, ja kansainvälinen tilisiirto voi kestää kotimaista pidempään. Sovi maksuehto kirjallisesti äläkä oleta, että suomalainen 14 päivän käytäntö on asiakkaalle itsestäänselvyys. Varmista myös, että asiakas maksaa laskun täysimääräisenä ja mahdolliset pankkikulut maksajan puolella: tästäkin voi sopia laskulla ja sopimuksessa.

#Muistilista ennen ensimmäistä ulkomaankeikkaa

Käy läpi nämä asiat ennen kuin aloitat työt ulkomaiselle asiakkaalle. Selvitä arvonlisäverokäsittely omaan tilanteeseesi vero.fi-palvelusta tai kirjanpidon ammattilaiselta. Pyydä EU-yritysasiakkaalta ALV-tunniste ja tarkista asiakkaan viralliset tiedot. Sovi kirjallisesti työn sisältö, hinta, valuutta, maksuehto ja kieli. Harkitse ennakkomaksua tai osalaskutusta, koska perintä maan rajojen yli on työlästä. Varmista, että asiakkaalla on kaikki tiedot, joita hän tarvitsee maksun tekemiseen ulkomailta.

Kansainvälinen asiakas voi olla kevytyrittäjälle merkittävä mahdollisuus: markkina on kotimaista suurempi ja osaamisellesi voi olla ulkomailla enemmän kysyntää ja parempi hintataso. Erityisesti etänä tehtävässä asiantuntijatyössä, kuten suunnittelussa, ohjelmoinnissa, käännöksissä ja sisällöntuotannossa, asiakkaan sijainnilla on yhä vähemmän merkitystä, ja suomalainen luotettavuus on kansainvälisillä markkinoilla arvostettu ominaisuus. Kun verokysymykset on kertaalleen selvitetty ja sopimuspohja kunnossa, seuraavat ulkomaankeikat sujuvat jo rutiinilla. Truster tekee käytännön osuudesta helpon: laskutat sovelluksella euroissa, dollareissa tai kruunuissa, ja palkkasi sivukuluineen hoituu Suomeen normaalisti.