Opas

Maksuehto tarkoittaa aikaa, jonka kuluessa asiakkaan on maksettava laskusi. Yleisimmät maksuehdot Suomessa ovat 7, 14 ja 30 päivää netto, ja hyvä perussääntö kevytyrittäjälle on 14 päivää: se on asiakkaalle kohtuullinen ja pitää oman kassavirtasi liikkeessä. Sovi maksuehto aina ennen työn aloittamista, kirjaa se tarjoukseen tai sopimukseen ja merkitse se selkeästi laskulle.

#Mikä on hyvä maksuehto kevytyrittäjälle

Maksuehdon valinta riippuu asiakkaasta ja työn luonteesta. Kuluttaja-asiakkaille ja pienille kertakeikoille sopii usein lyhyt maksuaika, esimerkiksi 7 tai 14 päivää netto. Yritysasiakkaat ovat tottuneet 14 tai 30 päivän maksuaikaan, ja isommat organisaatiot saattavat pyytää pidempääkin. Muista, että maksuehto on neuvottelukysymys: sinun ei tarvitse hyväksyä asiakkaan ehdottamaa pitkää maksuaikaa automaattisesti, etenkään jos kyse on isosta summasta.

Kevytyrittäjänä saat rahat käyttöösi vasta, kun asiakas on maksanut laskun. Siksi lyhyt maksuehto on suoraan sinun etusi. Jos tarvitset rahat nopeammin kuin asiakas maksaa, Trusterin HetiPalkka (5 %/lasku) maksaa palkkasi heti laskun lähettämisen jälkeen odottamatta asiakkaan maksua.

#Eräpäivä ja laskun tiedot kuntoon

Eräpäivä lasketaan laskun päiväyksestä maksuehdon mukaan: jos lähetät laskun maanantaina 14 päivän maksuehdolla, eräpäivä on kahden viikon päässä. Merkitse eräpäivä laskulle aina selkeänä päivämääränä, älä pelkkänä maksuehtona. Selkeä eräpäivä vähentää väärinkäsityksiä ja antaa sinulle yksiselitteisen ajankohdan, josta maksun myöhästyminen alkaa.

Moni maksuviive johtuu puutteellisesta laskusta, ei maksuhaluttomuudesta. Tarkista ennen lähettämistä, että laskulla on oikea vastaanottaja ja laskutusosoite, selkeä kuvaus tehdystä työstä, summa ja arvonlisäveron osuus, eräpäivä, viitenumero ja tilinumero. Yritysasiakkailla voi olla myös oma viite tai tilausnumero, joka pitää mainita laskulla, jotta lasku käsitellään ajallaan. Kun laskutat Trusterin kautta, laskupohja pitää huolen siitä, että pakolliset tiedot ovat mukana.

#Maksumuistutus: milloin ja miten

Jos maksua ei kuulu eräpäivään mennessä, älä odota viikkokausia. Hyvä käytäntö on lähettää ensimmäinen maksumuistutus noin viikon kuluttua eräpäivästä. Ensimmäinen muistutus kannattaa pitää ystävällisenä: usein kyse on unohduksesta, hukkuneesta laskusta tai lomasta. Ystävällinen sävy säilyttää asiakassuhteen, ja suurin osa laskuista maksetaan heti ensimmäisen muistutuksen jälkeen.

Jos ensimmäinen muistutus ei tuota tulosta, lähetä toinen, sävyltään jämäkämpi muistutus, jossa kerrot, että lasku siirtyy perintään, ellei sitä makseta annettuun päivään mennessä. Dokumentoi kaikki yhteydenotot: päivämäärät, viestit ja asiakkaan vastaukset. Jos asiakas kertoo maksuvaikeuksista, voit sopia maksusuunnitelmasta. Osissa maksettu lasku on parempi kuin kokonaan maksamatta jäänyt.

#Mikä on viivästyskorko

Viivästyskorko on laissa säädetty korvaus siitä, että maksu myöhästyy eräpäivästä. Sen tarkoitus on kannustaa asiakasta maksamaan ajallaan ja korvata sinulle odottamisesta aiheutuva haitta. Viivästyskoron taso perustuu korkolakiin ja vaihtelee ajan mukana, joten ajantasainen prosentti kannattaa tarkistaa luotettavasta lähteestä, esimerkiksi viranomaisten verkkosivuilta. Käytännössä laskulle riittää maininta, että viivästyneelle maksulle peritään korkolain mukainen viivästyskorko.

#Miten perintä etenee

Perintä etenee vaiheittain. Ensin tulevat omat maksumuistutuksesi. Jos ne eivät auta, seuraava vaihe on vapaaehtoinen perintä, jossa perintätoimisto lähettää asiakkaalle maksuvaatimuksia ja pyrkii saamaan maksun ilman oikeustoimia. Suurin osa saatavista saadaan kotiutettua tässä vaiheessa. Vasta viimeisenä keinona on oikeudellinen perintä, jossa saatava viedään käräjäoikeuteen ja tarvittaessa ulosottoon. Oikeudellinen perintä on hidasta ja siihen liittyy kuluja, joten se kannattaa vain selvissä ja riittävän suurissa saatavissa.

Huomaa ero riitaisen ja riidattoman saatavan välillä. Jos asiakas kiistää laskun esimerkiksi työn laadun perusteella, kyse on riitaisesta saatavasta, jota ei voi ratkaista tavallisella perinnällä. Silloin erimielisyys pitää ensin selvittää neuvottelemalla. Siksi kirjallinen sopimus ja työn dokumentointi ovat paras vakuutuksesi: ne tekevät saatavastasi riidattoman.

#Maksuvahti valvoo laskujasi puolestasi

Laskujen valvonta ja muistuttelu vie aikaa ja tuntuu monesta epämukavalta. Trusterin Maksuvahti hoitaa tämän puolestasi hintaan 1,99 € laskulta: se seuraa, maksetaanko laskusi ajallaan, ja huolehtii muistutuksista, jos maksu myöhästyy. Sinun ei tarvitse itse vahtia eräpäiviä tai kirjoittaa kiusallisia muistutusviestejä, ja asiakassuhteesi säilyy asiallisena, kun muistutukset tulevat palvelun kautta.

Yhteenveto: sovi maksuehto etukäteen ja suosi 14 päivän maksuaikaa, merkitse eräpäivä selkeästi, muistuta myöhästyneestä maksusta ripeästi mutta ystävällisesti ja siirry perintään vasta, kun muistutukset eivät auta. Kun annat Maksuvahdin valvoa laskujasi, voit keskittyä itse työhön.

#Näin ehkäiset maksuviiveet jo ennen laskua

Paras keino välttää maksuviiveet on hoitaa asiat kuntoon ennen kuin lasku edes lähtee. Laskuta heti, kun työ on valmis: mitä pidempään lasku odottaa lähettämistä, sitä kauemmas maksu siirtyy ja sitä helpommin asiakas ehtii unohtaa, mistä työstä oli kyse. Tuoreeltaan lähetetty lasku on asiakkaan mielessä vielä ajankohtainen, ja sen aiheellisuus on helppo tarkistaa. Moni kevytyrittäjä lykkää laskutusta viikkoja ja ihmettelee sitten, miksi rahat tulevat myöhässä.

Sovi laskutuskäytännöistä samalla kun sovit työstä: kuka vastaanottaa laskun, mihin osoitteeseen se lähetetään, tarvitaanko laskulle asiakkaan viite tai tilausnumero ja millä maksuehdolla laskutetaan. Yritysasiakkailla laskun hyväksyminen voi kiertää useamman ihmisen kautta, ja jokainen puuttuva tieto pysäyttää kierron. Kun kysyt nämä asiat etukäteen, lasku menee suoraan maksuun eikä selvittelykierrokselle.

Pitkissä toimeksiannoissa älä kasaa koko laskutusta loppuun. Kun laskutat työn osissa esimerkiksi kuukausittain tai välietappien mukaan, kassavirtasi pysyy tasaisena ja huomaat heti, jos asiakkaan maksukäyttäytymisessä on ongelmia. Ensimmäisen erän maksutapa kertoo paljon: jos se maksetaan ajallaan, loputkin todennäköisesti maksetaan.

#Kun asiakas pyytää lisää maksuaikaa

Joskus asiakas ottaa yhteyttä ja pyytää lisää maksuaikaa. Se on lähtökohtaisesti hyvä merkki: asiakas, joka viestii avoimesti, aikoo yleensä maksaa. Suhtaudu pyyntöön rakentavasti mutta tee sopimus selkeäksi: sovi uusi eräpäivä tai maksuerät kirjallisesti ja pyydä asiakasta vahvistamaan suunnitelma viestillä. Epämääräinen kyllä maksan ensi viikolla ei ole maksusuunnitelma. Jos asiakas rikkoo sovitun suunnitelman, siirry perintään viivyttelemättä.

Muista myös oma jaksamisesi: maksujen odottelu ja peräänkuuluttaminen kuormittaa, ja moni antaa siksi laskujen roikkua liian pitkään. Järjestelmällisyys suojaa sinua tässäkin. Kun muistutuskäytäntösi on aina sama, ensimmäinen muistutus viikon kuluttua eräpäivästä, toinen jämäkämpi sen jälkeen ja sitten perintä, sinun ei tarvitse tehdä jokaisen laskun kohdalla erillistä päätöstä. Maksuvahdin kaltainen automaattinen valvonta tekee tästä rutiinista vaivattoman.