Opas

#Voiko kevytyrittäjä vähentää kuluja?

Kyllä voi. Vaikka kevytyrittäjällä ei ole omaa yritystä eikä kirjanpitoa, työn tekemisestä aiheutuneet kulut eivät jää automaattisesti omaan piikkiin. Työhön suoraan liittyviä kuluja voidaan huomioida palkanmaksun yhteydessä, ja lisäksi voit ilmoittaa tulonhankkimiskuluja omassa verotuksessasi. Lopputulos on sama kuin yrittäjällä pienemmässä mittakaavassa: maksat veroa vain siitä osasta tuloa, joka jää kulujen jälkeen.

Perussääntö on helppo muistaa: kulun pitää liittyä laskutettuun työhön. Jos ostat maalia asiakkaan remonttia varten tai maksat suunnitteluohjelman lisenssistä, jolla teet asiakastöitä, kyse on työn kulusta. Jos taas hankinta palvelee pääosin vapaa-aikaasi, se ei kuulu vähennettäviin kuluihin. Rajanvedoissa auttavat Verohallinnon ohjeet vero.fi-palvelussa sekä Trusterin asiakaspalvelu.

Tässä oppaassa käydään läpi tyypillisimmät kevytyrittäjän kulut, kulujen kirjaaminen Trusterin sovelluksessa ja kuittien säilyttämisen hyvät käytännöt. Kun otat kulut haltuun alusta asti, käteen jäävä osuus laskutuksestasi paranee ilman, että nostat hintojasi.

Kevytyrittäjän kulut kulkevat kahta reittiä: laskuun ja työhön suoraan liittyvät kulut käsitellään Trusterissa palkanmaksun yhteydessä, ja yleisemmät tulonhankkimiskulut, kuten työhuonevähennys, ilmoitetaan omalla veroilmoituksella. Molemmat reitit pienentävät verotettavaa tuloasi, mutta niiden säännöt eroavat hieman, joten kulun luonne kannattaa tunnistaa heti ostohetkellä.

#Tyypillisiä kevytyrittäjän kuluja

Työvälineet ja tarvikkeet ovat yleisin kuluryhmä: käsityökalut, koneet, suojavarusteet, kamerakalusto tai vaikkapa hierontapöytä. Myös työssä kuluvat materiaalit, kuten rakennustarvikkeet, maalit tai askartelumateriaalit, ovat työn kuluja silloin, kun ne käytetään laskutettuun toimeksiantoon.

Ohjelmistot ja digitaaliset palvelut kasvavat kuluryhmänä koko ajan: suunnittelu- ja kuvankäsittelyohjelmien lisenssit, pilvipalvelut, verkkosivujen ylläpito ja ammattikäyttöön hankitut sovellukset. Samaan joukkoon kuuluvat puhelin- ja nettikulut siltä osin kuin liittymää käytetään työhön. Jos sama liittymä palvelee sekä työtä että vapaa-aikaa, vain työkäytön osuus on työn kulua.

Kolmas iso ryhmä ovat ammattitaidon ylläpitoon ja näkyvyyteen liittyvät menot: alan kurssit ja koulutukset, ammattikirjallisuus sekä kohtuulliset markkinointikulut, kuten käyntikortit tai verkkomainonta. Näissäkin pätee sama periaate: kulun pitää palvella tulonhankintaasi kevytyrittäjänä.

Yhtä tärkeää on tietää, mikä ei kelpaa: tavalliset vaatteet, arjen ruokaostokset ja pääosin yksityiskäyttöön tulevat hankinnat eivät ole työn kuluja, vaikka niitä käyttäisi joskus töissäkin. Rajatapauksissa ratkaisee käyttötarkoitus: suojavarusteet ja työasut, joita ei käytetä vapaa-ajalla, ovat työn kuluja, mutta farkut eivät. Epäselvässä tilanteessa kysy ennen ostoa, niin vältyt hylätyiltä kuluilta.

#Matkakulut: kilometrit, liput ja työmatkat

Työkeikoille liikkuminen maksaa, ja siksi matkakulut ovat kevytyrittäjälle tärkeä kuluryhmä. Kun ajat omalla autolla asiakkaan luo tai työkohteeseen, matkasta voidaan maksaa kilometrikorvausta, ja pidemmiltä työmatkoilta voi tulla kyseeseen päiväraha. Myös junaliput, bussiliput ja muut matkaliput työkeikoille ovat työhön liittyviä kuluja.

Kilometrikorvausten ja päivärahojen verovapaista enimmäismääristä päätetään vuosittain, joten euromäärät muuttuvat. Ajantasaiset määrät ja edellytykset löydät Verohallinnon sivuilta vero.fi. Olennaista on pitää kirjaa ajoistasi: mihin ajoit, milloin, kuinka pitkän matkan ja mihin toimeksiantoon matka liittyi. Hyvin pidetty ajopäiväkirja tekee korvausten käsittelystä sujuvaa ja kestää tarvittaessa verottajan tarkastelun.

Huomaa, että kodin ja vakituisen työpaikan väliset matkat käsitellään verotuksessa eri tavalla kuin varsinaiset työkeikkojen matkat. Kevytyrittäjän tilanteet vaihtelevat, joten epäselvissä tapauksissa kannattaa kysyä neuvoa ennen kuin kirjaat matkan, mieluummin kuin korjata jälkikäteen.

Trusterin sovelluksessa matkat kirjataan samalla logiikalla kuin muutkin kulut: merkitset ajetut kilometrit tai liput, kerrot mihin keikkaan matka liittyi, ja korvaus käsitellään palkanmaksun yhteydessä. Ajopäiväkirjan pitäminen puhelimella heti keikan jälkeen on helpoin tapa pitää tiedot ajan tasalla.

#Näin kirjaat kulut Trusterissa

Trusterissa kulujen kirjaaminen on tehty mahdollisimman helpoksi: kaikki tapahtuu sovelluksessa. Kun sinulle syntyy työhön liittyvä kulu, ota kuitista kuva ja lisää kulu sovellukseen heti ostotilanteessa. Kerro lyhyesti, mihin työhön tai laskuun kulu liittyy, niin käsittely on nopeaa.

Hyväksytyt kulut huomioidaan palkanmaksussa automaattisesti: sinun ei tarvitse laskea mitään itse eikä muistella kuluja palkanmaksun hetkellä. Näin verotuksesi kohdistuu todelliseen ansioosi eikä bruttosummaan, josta kulut ovat vielä vähentämättä. Sama koskee matkakustannuksia, jotka kirjataan sovelluksessa omina rivinään.

Kannattaa myös muistaa, että osan tulonhankkimiskuluista voi ilmoittaa suoraan omassa verotuksessa OmaVero-palvelussa, esimerkiksi silloin, kun kulu ei liity yksittäiseen laskuun vaan koko vuoden työskentelyyn. Verohallinnon ohjeet kertovat, mitkä kulut ilmoitetaan veroilmoituksella ja miten.

Ajoituksella on väliä: kirjaa kulu siihen työhön ja laskutukseen, johon se liittyy, äläkä kerää kuitteja kuukausien varastoon. Tuoreeltaan kirjattu kulu on helppo yhdistää oikeaan keikkaan, ja palkanmaksusi sujuu ilman selvittelykierroksia. Sovelluksen kuluhistoriasta näet myös jälkikäteen, paljonko työsi todellisuudessa maksaa, mikä on arvokasta tietoa hinnoittelun tueksi.

Jos et ole varma, kelpaako kulu, lähetä se silti käsittelyyn ja kerro tilanne avoimesti kuvauksessa. On parempi, että rajatapaus arvioidaan heti, kuin että jätät oikeutetun kulun kokonaan hyödyntämättä varmuuden vuoksi. Ajan myötä opit oman alasi tyypilliset kulut, ja kirjaamisesta tulee rutiinia.

#Kuittien säilytys ja hyvät käytännöt

Kuitti on kulun todiste, ja ilman sitä kulu on vaikea hyväksyä. Tee itsellesi tapa: kuvaa kuitti heti kaupan kassalla tai tallenna sähköinen kuitti samalla hetkellä, kun se saapuu sähköpostiin. Lämpöpaperikuitit haalistuvat nopeasti lukukelvottomiksi, joten kuva kannattaa ottaa saman päivän aikana.

Säilytä kuitit ja tositteet huolellisesti myös sen jälkeen, kun kulu on käsitelty. Verohallinto voi pyytää tositteita nähtäväksi jälkikäteen, ja säilytysvelvollisuus kestää useita vuosia. Trusterin sovellukseen tallennetut kuittikuvat ovat tallessa yhdessä paikassa, mikä helpottaa asiaa huomattavasti verrattuna kenkälaatikkoon kertyviin paperilappuihin.

Lopuksi kolme hyvää käytäntöä: kirjaa kulu heti äläkä kuun lopussa, merkitse aina mihin työhön kulu liittyy, ja pidä työostot erillään henkilökohtaisista ostoksista jo kaupassa. Näillä tavoilla kulujen käsittely pysyy vaivattomana ja verotuksesi oikeana ilman ylimääräistä selvittelyä.

Kuluosaaminen on lopulta rahanarvoinen taito: kaksi samaa työtä tekevää kevytyrittäjää voi laskuttaa saman summan, mutta kulunsa oikein käsittelevä saa käteensä enemmän. Ota tavaksi katsoa jokaisen keikan jälkeen, syntyikö työstä kuluja, ja kirjaa ne saman tien.