Opas

Lyhyt vastaus: säilytä jokainen työhön liittyvä kuitti. Tosite on ainoa hyväksyttävä todiste siitä, että kulu on todella syntynyt ja että se liittyy työhösi. Kevytyrittäjänä sinun ei kuitenkaan tarvitse rakentaa mappiarkistoa, sillä sähköinen säilytys riittää ja Trusterin sovellus hoitaa tallentamisen puolestasi.

#Miksi kuitit ja tositteet pitää säilyttää

Tosite todentaa kaksi asiaa: että hankinta on tehty ja että se liittyy työhön. Verohallinto voi pyytää tositteita nähtäväksi jälkikäteen, ja ilman kuittia kulua ei yleensä hyväksytä. Säilytysajat perustuvat lainsäädäntöön ja ovat useiden vuosien mittaisia, joten kuittia ei kannata heittää pois heti keikan päätyttyä. Ajantasaiset säilytysaikoja koskevat ohjeet löydät vero.fi-palvelusta.

Kevytyrittäjälle kuitit merkitsevät myös rahaa. Työhön suoraan liittyvät kulut voidaan tietyin edellytyksin huomioida palkanmaksun yhteydessä, jolloin veroa maksetaan pienemmästä summasta. Ilman tositetta tämä mahdollisuus jää käyttämättä. Kulujen hyväksymisen edellytykset ja rajaukset on kuvattu Verohallinnon ohjeissa, joten tarkista epäselvissä tilanteissa vero.fi tai kysy Trusterin asiakaspalvelusta.

Sanastosta lyhyesti: tosite on yleisnimitys asiakirjalle, joka todentaa liiketapahtuman, ja kuitti on sen yleisin muoto. Myös lasku, sopimus tai palkkalaskelma voi toimia tositteena tilanteesta riippuen. Kevytyrittäjän arjessa tärkeimmät tositteet ovat ostokuitit työtarvikkeista ja lähetetyt laskut tehdystä työstä. Kun molemmat ovat tallessa samassa palvelussa, koko keikan elinkaari on dokumentoitu: mitä tehtiin, mitä laskutettiin ja mitä kuluja työhön liittyi. Tämä helpottaa elämää myös silloin, jos asiakas kysyy jälkikäteen laskun sisällöstä tai haluat tarkistaa aiemman keikan hinnoittelun uutta tarjousta varten.

#Mikä kelpaa tositteeksi

Tositteeksi kelpaa asiakirja, josta käy ilmi myyjä, ostopäivä, mitä on ostettu ja paljonko siitä on maksettu. Käytännössä tämä tarkoittaa kassakuittia, laskua, verkkokaupan tilausvahvistusta ja maksukuittia yhdessä, matkalippua tai muuta vastaavaa dokumenttia. Myös sähköpostiin saapunut kuitti kelpaa, kunhan tiedot näkyvät siitä selvästi.

Pelkkä pankin tiliote ei yleensä yksin riitä, koska siitä näkyy vain maksutapahtuma, ei ostettua tuotetta tai palvelua. Sama koskee maksukorttipäätteen antamaa pelkkää maksukuittia, jossa ei ole erittelyä ostoksista. Pyydä siis aina varsinainen kuitti. Lämpöpaperille tulostetut käteiskuitit haalistuvat nopeasti, joten ne kannattaa kuvata heti ostohetkellä.

Hyvä nyrkkisääntö on säilyttää tosite kaikesta, minkä hankit työtä varten. Siivoojalle tyypillisiä tositteita ovat pesuaine- ja välinekuitit, valokuvaajalle muistikortit ja rekvisiitta, rakentajalle tarvikkeet ja pienkoneiden vuokrat. Jos et ole varma, kannattaako kuitti tallettaa, talleta se: tarpeeton tosite ei haittaa ketään, mutta puuttuvaa tositetta ei saa jälkikäteen mistään. Sama koskee verkkokaupan tilausvahvistuksia: tallenna sekä vahvistus että maksukuitti, niin kokonaisuus on aukoton.

#Sähköinen säilytys riittää

Paperikuittia ei tarvitse säilyttää laatikossa, jos siitä on olemassa selkeä sähköinen kopio. Olennaista on, että kopio on luettavissa ja että kaikki tositteen tiedot näkyvät siitä muuttumattomina. Hyvä valokuva tai skannaus ajaa saman asian kuin alkuperäinen paperi.

Sähköisen säilytyksen suurin etu on löydettävyys. Kun kuitit ovat yhdessä paikassa ja liitettyinä oikeisiin keikkoihin, ne löytyvät hetkessä, jos niitä joskus tarvitaan. Irralliset paperikuitit lompakon pohjalla katoavat, haalistuvat tai rypistyvät lukukelvottomiksi, ja silloin kulun todentaminen jälkikäteen on vaikeaa.

Luo itsellesi yksinkertainen rutiini: kuvaa kuitti heti, kirjoita selite samalla ja tarkista kerran kuussa, että kaikki keikkoihin liittyvät kulut on tallennettu. Näin vuoden lopussa ei odota ikävä yllätys, eikä yhtään huomioitavaa kulua jää hyödyntämättä. Sähköinen arkisto kulkee mukanasi puhelimessa, joten voit tarkistaa vanhat tositteet vaikka asiakkaan luona. Jos vaihdat puhelinta, tositteet eivät katoa, koska ne on tallennettu palveluun eikä laitteelle.

#Näin skannaat kuitit Trusterin sovellukseen

Trusterin sovelluksessa kuitin tallentaminen on tehty mahdollisimman helpoksi. Ota kuitista kuva suoraan sovelluksessa heti oston jälkeen, lisää lyhyt selite siitä, mihin työhön kulu liittyy, ja tallenna. Kuitti säilyy tililläsi sähköisenä tositteena, eikä paperia tarvitse enää kantaa mukana.

Paras hetki skannaukselle on ostohetki. Silloin kuitti on tallessa, muistat vielä tarkalleen, mihin keikkaan hankinta liittyy, eikä mikään jää roikkumaan tekemättömien asioiden listalle. Kuukauden lopussa kasaantuvien kuittien läpikäynti on juuri sitä paperityötä, jota kevytyrittäjyydellä halutaan välttää.

Kirjoita selite niin, että ulkopuolinenkin ymmärtää yhteyden työhön: esimerkiksi maalit ja telat, keittiöremontti asiakkaalle. Hyvä selite nopeuttaa kulun käsittelyä ja vähentää lisäkysymyksiä. Jos sama hankinta palvelee sekä työtä että vapaa-aikaa, kerro se selitteessä rehellisesti, sillä vain työkäyttöä vastaava osuus voidaan huomioida. Epäselvissä tilanteissa asiakaspalvelumme neuvoo, miten kulu kannattaa kirjata.

#Kulut huomioidaan palkassasi automaattisesti

Kun olet tallentanut kuitin ja kulu on hyväksytty, Truster huomioi sen palkanlaskennassa automaattisesti. Sinun ei tarvitse tehdä erillisiä laskelmia tai muistaa vähennyksiä itse: näet palkkalaskelmaltasi, miten kulut on käsitelty. Näin jokainen asianmukainen tosite tekee työtä puolestasi.

Muista kuitenkin, että kaikki kulut eivät ole hyväksyttäviä. Kulun pitää liittyä suoraan työhön, josta laskutat, ja arvio tehdään Verohallinnon ohjeiden mukaan. Esimerkiksi tavanomaiset elantomenot eivät kuulu työkuluihin. Jos olet epävarma, tarkista ohjeet vero.fi-palvelusta tai kysy Trusterin asiakaspalvelusta ennen hankintaa, niin vältät yllätykset.

Entä jos Verohallinto joskus kysyy kuluistasi? Silloin hyvin hoidettu kuittiarkisto on paras turvasi: jokainen huomioitu kulu on todennettavissa muutamalla napautuksella. Tositteiden pyytäminen on normaali osa verovalvontaa, eikä siitä tarvitse huolestua, kun asiat on tehty alusta asti oikein. Juuri siksi tämän oppaan tärkein neuvo on yksinkertainen: kuvaa kuitti heti, älä huomenna.