Opas

Luottotappioriskiä hallitaan kolmella keinolla: tarkista uuden asiakkaan taustat ennen työn aloittamista, pyydä isoissa keikoissa ennakkomaksu ja jaa pitkät työt osalaskuihin. Näin yksittäinen maksamatta jäänyt lasku ei koskaan kasva niin suureksi, että se horjuttaisi talouttasi. Neljäs keino on ulkoistaa valvonta: Trusterin Maksuvahti seuraa laskujesi maksamista ja muistuttaa asiakasta puolestasi.

#Uuden asiakkaan taustatarkistus

Yritysasiakkaan perustarkistus vie viisi minuuttia eikä maksa mitään. Tarkista Yritys- ja yhteisötietojärjestelmästä (YTJ), että yritys on olemassa, sen Y-tunnus on voimassa ja tiedot vastaavat sitä, mitä asiakas on kertonut. Katso samalla, kuka yrityksessä on nimenkirjoitusoikeutettu: sopimuksen tekee sitovasti vain henkilö, jolla on siihen valtuudet. Vilkaise myös yrityksen verkkosivut ja julkinen näkyvyys: toimiva, ajantasainen läsnäolo kertoo aktiivisesta liiketoiminnasta.

Isommissa toimeksiannoissa kannattaa mennä pintaa syvemmälle ja tarkistaa asiakkaan luottotiedot kaupallisesta luottotietopalvelusta. Luottotietoraportti kertoo esimerkiksi maksuhäiriömerkinnöistä, jotka ovat vahva varoitussignaali. Kuuntele myös hiljaisia hälytysmerkkejä: asiakas kiirehtii aloitusta mutta välttelee sopimuksen allekirjoittamista, tinkii poikkeuksellisen aggressiivisesti tai kertoo edellisen tekijän lähteneen riidoissa. Yksikin selvä varoitusmerkki on riittävä syy pyytää ennakkomaksua tai jättää keikka väliin.

#Ennakkomaksu isoissa keikoissa

Kun toimeksianto on iso tai asiakas on sinulle uusi, pyydä osa maksusta ennakkoon ennen töiden aloittamista. Ennakkomaksu tekee kaksi asiaa: se osoittaa asiakkaan maksukyvyn ja sitoutumisen ennen kuin olet tehnyt tuntiakaan töitä, ja se rahoittaa työn aloituksen. Vakiintunut käytäntö monilla aloilla on jakaa maksu esimerkiksi aloitukseen, välietappiin ja luovutukseen.

Ennakkomaksun pyytäminen ei ole epäluottamuslause vaan normaali liiketapa, ja vakavasti otettava asiakas ymmärtää sen. Esitä asia luontevasti osana tarjousta: työ käynnistyy, kun aloitusmaksu on maksettu. Jos asiakas kieltäytyy jyrkästi kohtuullisesta ennakosta isossa toimeksiannossa, se on itsessään tärkeä tieto: asiakas, joka ei suostu maksamaan mitään etukäteen, voi olla haluton maksamaan jälkikäteenkin.

#Jaa riski osalaskuilla

Pitkässä projektissa suurin virhe on tehdä koko työ valmiiksi ja laskuttaa kaikki kerralla lopussa: silloin koko saatava on yhden maksun varassa. Laskuta sen sijaan osissa sitä mukaa kuin työ valmistuu, esimerkiksi viikoittain, kuukausittain tai sovittujen välietappien mukaan. Osalaskutus rajaa riskin aina vain viimeisimpään erään ja pitää oman kassavirtasi tasaisena koko projektin ajan.

Osalaskutus toimii myös varhaisena hälytysjärjestelmänä: jos ensimmäinen erä jää maksamatta, voit keskeyttää työt ennen kuin vahinko kasvaa. Kirjaa tämä oikeus sopimukseen: työ jatkuu, kun erääntyneet laskut on maksettu. Sovi laskutusrytmi kirjallisesti tarjouksessa tai sopimuksessa, niin osalaskut eivät tule asiakkaalle yllätyksenä. Käytä laskuilla kohtuullisen lyhyttä maksuehtoa, esimerkiksi 14 päivää, jotta mahdollinen ongelma paljastuu nopeasti.

#Maksuvahti ja nopea palkka turvana

Kun lasku on lähtenyt, valvonnan voi ulkoistaa: Trusterin Maksuvahti (1,99 €/lasku) seuraa, maksetaanko laskusi ajallaan, ja hoitaa muistutukset puolestasi, jos maksu myöhästyy. Ripeä ja johdonmukainen muistuttaminen on tehokkain tapa saada myöhässä oleva lasku maksetuksi, ja Maksuvahti tekee sen ilman, että sinun tarvitsee itse vahtia eräpäiviä tai käydä kiusallisia keskusteluja.

Jos taas oma taloutesi ei kestä maksun odottelua, HetiPalkka (5 %/lasku) maksaa palkkasi heti laskun lähettämisen jälkeen, jolloin asiakkaan maksuaikataulu ei heiluta arkeasi. Yhteenveto: tarkista uusi asiakas YTJ:stä ja tarvittaessa luottotietopalvelusta, pyydä isoissa keikoissa ennakkomaksu, laskuta pitkät työt osissa ja anna Maksuvahdin valvoa laskujasi. Näillä keinoilla luottotappion riski pysyy pienenä ja hallittuna.

#Kuluttaja-asiakkaan riskin arviointi

Yksityisasiakkaiden taustoja ei voi tarkistaa samalla tavalla kuin yritysten, joten riskiä hallitaan käytännöillä. Pienissä keikoissa toimiva tapa on sopia, että maksu tapahtuu heti työn valmistuttua, jolloin luottoriskiä ei ehdi syntyä lainkaan. Suuremmissa kuluttajatöissä, kuten remonteissa, toimivat samat keinot kuin yritysasiakkaidenkin kanssa: kirjallinen sopimus, kohtuullinen aloitusmaksu ja työn laskuttaminen osissa edistymisen mukaan. Selkeä sopiminen suojaa tässäkin molempia osapuolia ja tekee maksamisesta luontevan osan työn kulkua.

Varmista aina, että sinulla on asiakkaan oikeat yhteystiedot: koko nimi, osoite ja puhelinnumero. Kuulostaa itsestäänselvältä, mutta maksamatta jääneen laskun periminen on lähes mahdotonta, jos asiakkaasta on tiedossa vain etunimi ja puhelinnumero. Pyydä tiedot luontevasti sopimisen yhteydessä: tarvitsen laskutusta varten nimen ja osoitteen. Asiallinen asiakas antaa ne empimättä, ja vastahakoisuus perustietojen antamisessa on itsessään varoitusmerkki.

#Mitä tehdä, kun varoitusmerkit täyttyvät

Varoitusmerkkien ei tarvitse tarkoittaa, että keikasta pitää kieltäytyä, mutta ne tarkoittavat, että ehtoja pitää kiristää. Portaittainen malli toimii hyvin: mitä suurempi riski, sitä suurempi osa maksusta ennakkoon ja sitä tiheämpi laskutusrytmi. Korkeimman riskin asiakkaalle voit tarjota työtä vain kokonaan etukäteen maksettuna: jos asiakas suostuu, riski on poistunut, ja jos ei, olet todennäköisesti välttänyt luottotappion. Muista, että sinulla on aina oikeus kieltäytyä toimeksiannosta.

Suhteuta riskienhallinta keikan kokoon. Pieneen kertakeikkaan riittää, että asiakkaan yhteystiedot ovat kunnossa ja laskutat heti työn valmistuttua. Ison tai kuukausia kestävän toimeksiannon kohdalla käytä koko työkalupakkia: taustatarkistus, kirjallinen sopimus, ennakkomaksu, osalaskutus ja Maksuvahti. Näin riskienhallinta ei hidasta pieniä töitä mutta suojaa sinua siellä, missä panokset ovat suuret. Tärkeintä on, ettei yksikään yksittäinen asiakas tai lasku ole taloudellesi kohtalonkysymys. Hajauta asiakaskuntaasi tietoisesti: kun tuloja tulee useammalta asiakkaalta, yhden asiakkaan maksuvaikeudet tai yhteistyön päättyminen eivät kaada koko kuukauden taloutta.