Guide

Risken för kreditförluster hanteras med tre metoder: kolla upp en ny kunds bakgrund innan du börjar jobbet, be om förskottsbetalning vid stora uppdrag och dela upp långa arbeten i delfakturor. På så sätt växer aldrig en enskild obetald faktura sig så stor att den rubbar din ekonomi. Den fjärde metoden är att lägga ut övervakningen: Trusterin Maksuvahti bevakar om dina fakturor blir betalda och skickar påminnelser till kunden åt dig.

#Bakgrundskontroll av en ny kund

Grundkontrollen av en företagskund tar fem minuter och kostar ingenting. Kontrollera i Företags- och organisationsdatasystemet (YTJ) att företaget existerar, att dess FO-nummer är giltigt och att uppgifterna stämmer med det kunden berättat. Kolla samtidigt vem i företaget som har firmateckningsrätt: avtalet blir bindande endast om det ingås av en person med den befogenheten. Ta också en titt på företagets webbplats och offentliga synlighet: en fungerande, uppdaterad närvaro tyder på aktiv affärsverksamhet.

Vid större uppdrag lönar det sig att gräva djupare och kontrollera kundens kreditupplysningar hos en kommersiell kreditupplysningstjänst. Kreditupplysningsrapporten visar till exempel betalningsanmärkningar, vilket är en stark varningssignal. Lyssna också efter tysta varningstecken: kunden vill sätta igång snabbt men undviker att skriva under avtalet, prutar ovanligt aggressivt eller berättar att föregående utförare slutade i bråk. Redan ett tydligt varningstecken är skäl nog att be om förskottsbetalning eller tacka nej till uppdraget.

#Förskottsbetalning vid stora uppdrag

När uppdraget är stort eller kunden är ny för dig, be om en del av betalningen i förskott innan arbetet inleds. Förskottsbetalningen gör två saker: den visar kundens betalningsförmåga och engagemang innan du ens jobbat en timme, och den finansierar starten av arbetet. Etablerad praxis inom många branscher är att dela upp betalningen på till exempel start, mellanetapp och leverans.

Att be om förskottsbetalning är inget misstroendeuttalande utan ett normalt affärssätt, och en seriös kund förstår det. Ta upp saken naturligt som en del av offerten: arbetet inleds när startavgiften är betald. Om kunden bestämt vägrar en rimlig förskottsbetalning vid ett stort uppdrag är det i sig viktig information: en kund som inte går med på att betala något i förväg kan vara ovillig att betala i efterhand också.

#Dela upp risken med delfakturor

I ett långt projekt är det största misstaget att slutföra hela arbetet och fakturera allt på en gång i slutet: då hänger hela fordran på en enda betalning. Fakturera i stället i delar allt eftersom arbetet framskrider, till exempel varje vecka, varje månad eller enligt överenskomna mellanetapper. Delfakturering begränsar risken till alltid bara den senaste posten och håller ditt eget kassaflöde jämnt under hela projektet.

Delfakturering fungerar också som ett tidigt varningssystem: om den första posten blir obetald kan du avbryta arbetet innan skadan växer. Skriv in denna rätt i avtalet: arbetet fortsätter när förfallna fakturor är betalda. Kom skriftligen överens om faktureringstakten i offerten eller avtalet, så kommer delfakturorna inte som en överraskning för kunden. Använd en rimligt kort betalningstid på fakturorna, till exempel 14 dagar, så avslöjas ett eventuellt problem snabbt.

#Maksuvahti och snabb lön som skydd

När fakturan är skickad kan du lägga ut bevakningen: Trusterin Maksuvahti (1,99 €/faktura) bevakar om din faktura betalas i tid och skickar påminnelser åt dig om betalningen försenas. Snabba och konsekventa påminnelser är det effektivaste sättet att få en försenad faktura betald, och Maksuvahti sköter det utan att du själv behöver hålla koll på förfallodagar eller föra pinsamma samtal.

Om din egen ekonomi å andra sidan inte klarar av att vänta på betalningen betalar HetiPalkka (5 %/faktura) ut din lön direkt efter att fakturan skickats, så att kundens betalningstidtabell inte rubbar din vardag. Sammanfattning: kolla upp en ny kund i YTJ och vid behov hos en kreditupplysningstjänst, be om förskottsbetalning vid stora uppdrag, fakturera långa arbeten i delar och låt Maksuvahti bevaka dina fakturor. Med dessa metoder hålls risken för kreditförluster liten och under kontroll.

#Riskbedömning av privatkunder

Privatkunders bakgrund kan inte kollas upp på samma sätt som företags, så risken hanteras genom praxis. Vid mindre uppdrag fungerar det bra att komma överens om att betalningen sker direkt när arbetet är klart, så att kreditrisk aldrig hinner uppstå. Vid större konsumentuppdrag, till exempel renoveringar, fungerar samma metoder som med företagskunder: skriftligt avtal, en rimlig startavgift och fakturering i delar allteftersom arbetet fortskrider. Tydliga överenskommelser skyddar även här båda parter och gör betalningen till en naturlig del av arbetets gång.

Se alltid till att du har kundens korrekta kontaktuppgifter: fullständigt namn, adress och telefonnummer. Det låter självklart, men det är nästan omöjligt att driva in en obetald faktura om du bara har kundens förnamn och telefonnummer. Be om uppgifterna naturligt i samband med överenskommelsen: jag behöver namn och adress för faktureringen. En seriös kund lämnar dem utan att tveka, och motvillighet att uppge grunduppgifter är i sig ett varningstecken.

#Vad göra när varningstecknen dyker upp

Varningstecken behöver inte betyda att du måste tacka nej till uppdraget, men de betyder att villkoren måste skärpas. En stegvis modell fungerar bra: ju större risk, desto större andel förskottsbetalning och desto tätare faktureringstakt. Till kunder med högst risk kan du erbjuda arbetet endast mot full förskottsbetalning: om kunden går med på det är risken borta, och om inte har du sannolikt undvikit en kreditförlust. Kom ihåg att du alltid har rätt att tacka nej till ett uppdrag.

Anpassa riskhanteringen efter uppdragets storlek. Vid ett litet engångsuppdrag räcker det att kundens kontaktuppgifter är i sin ordning och att du fakturerar direkt när arbetet är klart. Vid ett stort eller flera månader långt uppdrag ska du använda hela verktygslådan: bakgrundskontroll, skriftligt avtal, förskottsbetalning, delfakturering och Maksuvahti. På så sätt bromsar riskhanteringen inte upp de små jobben, men skyddar dig där insatserna är stora. Det viktigaste är att ingen enskild kund eller faktura blir ett vara-eller-icke-vara för din ekonomi. Sprid din kundkrets medvetet: när intäkterna kommer från flera kunder välter en enskild kunds betalningssvårigheter eller avslutat samarbete inte hela månadens ekonomi.