Guide

En e-faktura är en elektronisk faktura som överförs i strukturerad form direkt från avsändarens system till mottagarens ekonomisystem. Det viktigaste för dig som egenanställd är detta: många företagskunder tar bara emot e-fakturor, och via Truster skickar du en e-faktura lika enkelt som en vanlig faktura, utan eget faktureringsprogram eller operatörsavtal.

#Vad en e-faktura är och vad den inte är

I en e-faktura överförs faktureringsuppgifterna i maskinläsbar, strukturerad form: belopp, förfallodag, referensnummer och fakturarader förs direkt in i mottagarens system utan manuell inmatning. Det snabbar upp hanteringen och minskar felen, vilket är varför företag föredrar e-fakturor.

Viktigt att förtydliga: en PDF-faktura som skickas via e-post är inte en e-faktura. PDF:en är bara en bild av fakturan som mottagaren måste hantera manuellt eller med en separat skanningstjänst. Om en kund ber om en e-faktura duger inte en PDF i e-post. E-fakturor går genom det e-faktureringsnätverk som drivs av operatörer och banker, inte via e-post.

#När en företagskund kräver e-faktura

Ju större organisationen är, desto mer sannolikt tar den bara emot fakturor som e-fakturor. Stora företag, kommuner, städer och statliga organisationer har i praktiken övergått till e-fakturor eftersom de hanterar tusentals fakturor och automatisering sparar arbete. Även många SMF-företag har gått över till digital ekonomiförvaltning och önskar fakturor som e-fakturor.

I praktiken märker du kravet senast när kunden frågar om din faktureringsmetod eller ger dig sina faktureringsanvisningar. Fråga alltid om faktureringsuppgifterna innan du börjar arbetet: så skickas fakturan direkt i rätt format och betalningen försenas inte av tekniska faktureringsskäl. Om kunden inte tar emot e-fakturor kan du skicka fakturan via e-post eller på papper.

#E-fakturaadress och förmedlarkod

För att skicka en e-faktura behöver du två uppgifter från kunden: e-fakturaadressen och förmedlarkoden. E-fakturaadressen är företagets elektroniska faktureringsadress, vanligtvis en OVT-kod eller en adress i IBAN-format. Förmedlarkoden anger vilken operatör eller bank som förmedlar fakturor till just det företaget. De fungerar tillsammans lite som en gatuadress och ett postnummer: båda behövs för att fakturan ska nå fram.

Enklast får du uppgifterna genom att fråga kunden direkt, och många företag publicerar sina faktureringsanvisningar på sina webbplatser. Kopiera adressen och förmedlarkoden noggrant: redan ett felaktigt tecken hindrar fakturan från att komma fram. Stora organisationer kan ha flera e-fakturaadresser för olika enheter, så se till vilken adress just din faktura hör till, och fråga samtidigt om en eventuell referens eller ordernummer.

#Så skickar du en e-faktura med Truster

Som egenanställd behöver du inte skaffa ett eget faktureringsprogram eller teckna avtal med en e-fakturaoperatör: Truster sköter förmedlingen av e-fakturor åt dig. Du skapar fakturan i appen som vanligt, väljer e-faktura som leveranssätt och anger den e-fakturaadress och förmedlarkod du fått av kunden. Truster skapar en e-faktura i rätt format av fakturan och levererar den via e-faktureringsnätverket.

Priset för faktureringen är detsamma oavsett leveranssätt: som egenanställd betalar du en serviceavgift på 3,99 % av faktureringen eller en fast avgift på 55 €/mån. Att skicka en e-faktura kostar alltså inget extra, och du kan även fakturera de kunder som bara tar emot e-fakturor.

#Lönar det sig att alltid använda e-faktura

När kunden kan ta emot en e-faktura är det nästan alltid det bästa valet. E-fakturan försvinner inte i e-posten eller i skräppostfiltret, den går direkt till kundens betalningshantering och uppgifterna når fram felfritt. I praktiken innebär det snabbare betalningar till dig. Till konsumentkunder levereras fakturan vanligtvis via e-post, eftersom konsumenter inte har en e-fakturaadress på samma sätt som företag.

Sammanfattning: e-fakturan är standarden för fakturering mellan företag, och för att skicka en behöver du kundens e-fakturaadress och förmedlarkod. Med Truster skickar du e-fakturor utan egna system, så du kan tryggt ta emot uppdrag även från stora organisationer.

#Fördelarna med e-fakturering för egenanställda

Den viktigaste fördelen med e-fakturan för dig är snabbheten. När fakturan förs direkt in i kundens ekonomisystem väntar den inte i någons e-postlåda eller går via vanlig post: fakturan finns i kundens hanteringskö praktiskt taget genast efter att den skickats. Hos företag går e-fakturor också smidigare genom godkännandeprocessen än manuellt inmatade fakturor, eftersom uppgifterna redan finns rätt placerade i systemet. Snabbare hantering innebär oftare att fakturan betalas i tid.

En annan fördel är tillförlitligheten. E-post kan hamna i skräpposten, förbli obemärkt eller gå till fel person, och en pappersfaktura kan försvinna på vägen. E-fakturan går genom ett slutet nätverk direkt till rätt system, och du får besked om leveransen misslyckas. En tredje fördel är trovärdighet: när du kan fakturera stora organisationer på det sätt de kräver är du en jämbördig leverantör bland andra. Förmågan att skicka e-faktura kan avgöra om du får uppdraget överhuvudtaget.

För egenanställda har tröskeln för e-fakturering traditionellt varit hög, eftersom det har krävt ett faktureringsprogram och avtal med en e-fakturaoperatör. Via Truster försvinner den tröskeln: du använder samma app som annars, och e-fakturan är bara ett leveranssätt bland andra.

#Vanligaste problemen och deras lösningar

Det vanligaste problemet vid e-fakturering är en felaktig eller föråldrad e-fakturaadress. Företags adresser ändras till exempel när operatören byts, så lita inte på gammal information: bekräfta alltid adressen med kunden när du fakturerar en ny kund eller när det gått lång tid sedan förra fakturan. Om fakturan inte går fram, kontrollera först adressen och förmedlarkoden tecken för tecken och fråga kunden om uppgifterna är aktuella.

En annan typisk fallgrop är en saknad referens. Många stora organisationer avvisar eller returnerar en faktura om den saknar beställarens namn, ordernummer eller annan referens som kunden kräver, även om fakturan i övrigt är helt korrekt. Fråga alltså alltid om faktureringsanvisningarna i början av uppdraget och skriv in de begärda referenserna på fakturan exakt i den form kunden anger dem.

Tredje situationen: kunden tar inte alls emot e-fakturor. Inte alla små företag och föreningar har en e-fakturaadress, och det är inget problem: skicka då fakturan via e-post. Det viktigaste är att fråga kunden om önskat faktureringssätt i förväg och leverera fakturan just i den formen. Flexibilitet i faktureringssättet är lite besvär för dig men en stor lättnad för kunden. När faktureringssätt, adresser och referenser är i ordning redan vid första fakturan, går följande fakturor till samma kund snabbt att skapa: uppgifterna finns sparade, och du kan fokusera på själva arbetet i stället för faktureringstekniska utredningar.