Juhend

#Nii saadad esimese arve: tervikpilt

Kogu protsess võtab isegi harjumatul inimesel vaid hetke: avad konto pangatunnustega, lisad kliendi, täidad arve andmed ja saadad. Sul ei ole vaja omada ettevõtet, Y-tunnust (ettevõtte registrikood) ega varasemat kogemust arveldamisest. Truster hoolitseb selle eest, et arve on vormiliselt korrektne, ja kui klient maksab, saad oma teenistuse palgana koos juba tehtud maksudega.

Enne esimest arvet on mõistlik leppida kliendiga kirjalikult kokku kolm asja, olgu see ka lihtsalt sõnum: mida tööd teed, mis hinnaga ja millal arveldad. Ütle samas ka, et arveldad Trusteri kaudu, mistõttu arve saatjana on nähtaval arveldusteenus. Selge kokkulepe eelnevalt on parim viis tagada, et arve ka õigeaegselt tasutakse.

Vaatame järgmiseks igat etappi üksikasjalikult läbi, et teaksid täpselt, mida oodata.

Paljud kardavad ette arve vorminõudeid: mis siis, kui summa on vale, kuidas on käibemaksuga, mis siis, kui midagi unustatakse? Praktikas hoolitseb rakendus vormi eest sinu eest. Sul tuleb teada vaid kolm asja: kellele arveldad, mis tööd tegid ja mis hinnaga. Ülejäänu tekib automaatselt.

#Etapp 1: Ava konto pangatunnustega

Konto avamine algab Trusteri rakenduse allalaadimisega või teenusesse minemisega brauseriga. Tuvastad ennast soomlaste pangatunnustega või mobiil-ID-ga, mis kinnitab su isikusamasust turvaliselt, ilma eraldi vormide või lisadokumentideta. Pärast tuvastust täidad oma kontaktandmed ja kontonumbri, kuhu palk aja jooksul makstakse.

Konto on tasuta ja ei kohusta millekski: kuutasusid ei ole, ja teenustasu võetakse ainult tegelikult toimunud arveldusest. Nii saad avada konto juba enne, kui esimene töö on kokku lepitud, ja saata arve alles siis, kui selle aeg on käes.

Samal ajal tasub kontrollida, et maksukaart on korras. Truster hangib maksukaardi andmed elektrooniliselt Maksuametilt (Verohallinto), nii et üldjuhul piisab, kui maksukaardi tuluprognoos on ajakohane OmaVero (Maksuameti e-teenus) keskkonnas.

Teenustasu saad valida kahe mudeli vahel: 3,99% arveldusest sobib juhuslikuks arveldamiseks, ja kuupakett 55 €/kuu on soodsam, kui arveldad regulaarselt suuremaid summasid. Valikut ei tule teha kohe ega lõplikult, vaid võid alustada protsendimudeliga ja vahetada kuupaketi vastu, kui arveldus muutub püsivaks.

#Etapp 2: Lisa klient YTJ-otsinguga

Kui arveldad ettevõtet, on kliendi lisamine erakordselt kiire: kirjuta ettevõtte nimi või Y-tunnus (ettevõtte registrikood) otsingusse, ja rakendus hangib ametlikud andmed otse Ettevõtete ja Organisatsioonide Registrist, ehk YTJ-st. Nii tulevad nimi, Y-tunnus ja aadressiandmed arvele õigesti, ilma trükivigadeta. Küsi kliendilt veel, kas ta soovib arvet e-postiga või e-arvena, ja kas arvele tuleb märkida viitenumber või tellimuse number.

Eraisiku andmed lisad käsitsi: nimi, aadress ja e-post piisavad. Eraisikutele arveldamisel tasub olla eriti selge hinna suhtes ette, kuna eraisik vaatab käibemaksuga lõppsummat, mis tema kontolt lahkub.

Klient salvestub sinu kliendiregistrisse, nii et järgmisel korral on arveldamine veelgi kiirem: valid kliendi nimekirjast ja liigud otse arve sisu koostamise juurde.

Kui klient on suur ettevõte, küsi eelnevalt ka arveldamise erinõuete kohta: paljudel on kasutusel ostutellimuste numbrid või kulukohad, mis peavad arvel olema, et arve ei satuks tagasi ringlusesse. Üks küsimus eelnevalt säästab nädal aega ootamisest.

Sama YTJ-otsing toimib ka siis, kui soovid enne töö alustamist kinnitada, et kliendi ettevõte eksisteerib ja tema andmed on korras. Väike eeltöö kuulub professionaalse töö juurde ja vähendab tasumata arvete riski juba enne, kui arve on välja saadetud.

#Etapp 3: Täida arve andmed ja vali maksetingimus

Hea arve annab kliendile ühe pilguga selge ülevaate, mille eest ta maksab. Kirjelda tehtud töö selgelt: mida tegid, millal ja vajaduse korral kus. Täpsusta kogus ja ühikuhind, näiteks tundide arv ja tunnihind, või kokkulepitud tükihind. Arvele märgitakse ka käibemaks eraldi: käibemaksuvaba hind, maksumäär ja maksu osa. Trusteri rakendus koostab need automaatselt, kui sisestad töö andmed.

Maksetingimus tähendab aega, mis kliendil on arve tasumiseks, ehk praktikas maksetähtaega. Lepi maksetingimus kliendiga eelnevalt kokku: lühike maksetähtaeg toob raha kiiremini, kuid paljudel ettevõtetel on omad kindlad tavad arvete käsitlemiseks. Mõistlik ja eelnevalt kokkulepitud maksetingimus on mõlema huvides ning see märgitakse arvele selgelt.

Loe arve enne saatmist veel kord üle kliendi pilguga: on töö kirjeldus arusaadav, kas summad vastavad kokkulepitule ja on kliendi andmed õiged? Hoolikalt koostatud arve tasutakse meie kogemuse põhjal kiiremini ja vähemate küsimustega. Siis vaid saada: arve toimetatakse kliendile sinu valitud viisil.

Arvele tuleb automaatselt ka maksmiseks vajalikud andmed: kontonumber, viitenumber ja maksetähtaeg. Viitenumber on tähtis, kuna selle abil seostub makse just sinu arvega, ilma eraldi täpsustamiseta. Kui klient palub arvele muudatusi, näiteks täpsustust töö kirjeldusse, saab muudatuse ja uue saatmise rakenduses kiiresti teha.

#Mis juhtub, kui klient maksab?

Kui klient tasub arve, käsitleb Truster makse ja muudab selle sinu palgaks: arve käibemaksuvabast summast lahutatakse teenustasu ja seadusest tulenevad kulud, palgast tehakse ennakonpidatus (tulumaksu kinnipidamine) maksukaardi alusel, ja netopalk kantakse sinu kontole. Saad palgalipiku, ja tulud teatatakse automaatselt tulorekisterisse (tuluregister). Sul ei tule midagi teha: näed rakendusest, kui arve on tasutud ja palk on teel.

Aga kui raha on vaja kohe ja maksetähtaega oodata ei jõua? Sel juhul saad kasutada HetiPalkkat: Truster maksab sinu palga kohe, ootamata kliendi makset. HetiPalkka hind on 5% arve summast ja see sobib olukordadesse, kus kiirus on tähtsam kui viimase euro optimeerimine.

Kui klient ei tasu arvet tähtajaks, ei tule sul hakata inkassofirmaks: Trusteri Maksuvahti meenutab kliendile ja jälgib nõude täitmist sinu eest, hinnaga 1,99 €/arve. Enamasti on tegu unustamisega, ja sõbralik meeldetuletus piisab. Pärast esimest arvet tekivad järgnevad juba rutiinselt, ja avastad, et arveldamine on kergettevõtluse lihtsaim osa.

Rakendusest näed kogu aeg, mis etapis sinu arve on: saadetud, tähtaja lähedal või tasutud. Kui esimene palk on kontol, on sul juba kõik oluline käes. Loomulik järgmine samm on salvestada kliendi andmed valmis, leppida kokku järgmine töö ja kontrollida Trusteri kalkulaatoriga, et su hinnastamine on jätkusuutlikul tasemel.

Paljud uued kergettevõtjad tunnistavad tagantjärele, et suurim tõke oli vaimne: kas tohin arveldada, oskan ma seda kindlasti, läks kõik õigesti. Pärast esimese tasutud arve saamist need kahtlused enamasti kaovad. Sinu töö on ostmist väärt, ja arveldamine on lihtsalt viis saada selle eest korrektselt tasu, koos maksude ja teadete korraldamisega.