Opas

Maksetingimus tähendab aega, mille jooksul klient peab arve tasuma. Levinuimad maksetingimused Soomes on 7, 14 ja 30 päeva netos, ja kergettevõtjale hea põhireegel on 14 päeva: see on kliendile mõistlik ja hoiab ka sinu rahavoo liikumises. Leppige maksetingimus alati kokku enne töö alustamist, kirjuta see pakkumisse või lepingusse ja märgi selgelt arvele.

#Milline maksetingimus sobib kergettevõtjale

Maksetingimuse valik sõltub kliendist ja töö laadist. Eraklientidele ja väiksematele ühekordsetele tellimustele sobib tavaliselt lühike maksetähtaeg, näiteks 7 või 14 päeva netos. Äriklientidel on tavaks 14 või 30 päeva pikkune maksetähtaeg, ja suuremad organisatsioonid võivad soovida ka pikemat. Pea meeles, et maksetingimus on läbirääkimiste küsimus: sul ei ole kohustust automaatselt nõustuda kliendi pakutud pika maksetähtajaga, eriti kui tegemist on suure summaga.

Kergettevõtjana saad raha kasutada alles siis, kui klient on arve tasunud. Seetõttu on lühike maksetingimus otseselt sinu huvides. Kui vajad raha kiiremini, kui klient maksab, maksab Trusteri HetiPalkka (5% arvest) sinu palga välja kohe pärast arve saatmist, ootamata kliendi maksed.

#Maksetähtaeg ja arve andmete korrektsus

Maksetähtaeg arvutatakse arve kuupäevast maksetingimuse alusel: kui saadad arve esmaspäeval 14 päeva maksetingimusega, on tähtaeg kahe nädala pärast. Märgi arvele maksetähtaeg alati konkreetse kuupäevana, mitte pelgalt maksetingimusena. Selge tähtaeg vähendab arusaamatusi ja annab sulle üheselt mõistetava hetke, millest arvestada makse hilinemist.

Palju maksehilinemisi tekib puudulikust arvest, mitte maksesoovimatusest. Kontrolli enne saatmist, et arvel on õige saaja ja arveldusaadress, selge kirjeldus tehtud tööst, summa ja käibemaksu osa, tähtaeg, viitenumber ja kontonumber. Äriklientidel võib olla ka oma viide või tellimuse number, mis peab arvel kajastuma, et arve õigeaegselt menetletaks. Kui esitad arveid Trusteri kaudu, hoolitseb arve vorm selle eest, et kohustuslikud andmed on olemas.

#Maksemeeldetuletus: millal ja kuidas

Kui maksetähtaeg on saabunud ja makset ei laeku, ei tasu oodata nädalaid. Hea praktika on saata esimene maksemeeldetuletus umbes nädal aega pärast tähtaega. Esimene meeldetuletus tasub hoida sõbralikuna: enamasti on põhjuseks unustus, kadunud arve või puhkus. Sõbralik toon hoiab kliendisuhte alal, ja enamik arveid tasutakse kohe pärast esimest meeldetuletust.

Kui esimene meeldetuletus tulemust ei annab, saada teine, jõulisema tooniga meeldetuletus, milles teavitad, et arve läheb sissenõudmisele, kui seda ei tasuta antud tähtajaks. Dokumenteeri kõik ühenduse võtud: kuupäevad, sõnumid ja kliendi vastused. Kui klient teatab maksmisraskustest, saad kokku leppida maksekava. Osaliselt tasutud arve on paremini kui täielikult tasumata jäänud arve.

#Mis on viivitusintress

Viivitusintress on seaduses sätestatud hüvitis selle eest, et makse hilineb tähtajast. Selle eesmärk on julgustada klienti õigeaegselt maksma ja hüvitada sulle ootamisest tekkinud kahju. Viivitusintressi määr põhineb intressiseadusel ja muutub aja jooksul, seega tasub ajakohane protsent üle kontrollida usaldusväärsest allikast, näiteks ametiasutuste veebilehelt. Praktikas piisab arvele märkusest, et hilinenud maksele arvestatakse intressiseaduse kohane viivitusintress.

#Kuidas võlgade sissenõudmine kulgeb

Võlgade sissenõudmine kulgeb etappide kaupa. Kõigepealt tulevad sinu enda maksemeeldetuletused. Kui need ei aita, on järgmine etapp vabatahtlik sissenõudmine, kus inkassoettevõte saadab kliendile maksenõudeid ja püüab makse kätte saada õiguslikke toiminguid rakendamata. Enamik nõudeid saadakse kätte just selles etapis. Alles viimase abinõuna kasutatakse kohtulikku sissenõudmist, kus nõue viiakse käräjäoikeuteen (esimese astme kohtusse) ja vajadusel täitemenetlusse. Kohtulik sissenõudmine on aeganõudev ja sellega kaasnevad kulud, seega tasub seda kaaluda ainult selgetel ja piisavalt suurte nõuete puhul.

Pane tähele erinevust vaidlustatud ja vaidlustamata nõude vahel. Kui klient vaidlustab arve näiteks töö kvaliteedi põhjal, on tegu vaidlustatud nõudega, mida tavalise sissenõudmisega lahendada ei saa. Sellisel juhul tuleb erimeelsus enne läbi rääkida. Seetõttu on kirjalik leping ja töö dokumenteerimine sinu parim kindlustus: need muudavad sinu nõude vaidlustamatuks.

#Maksuvahti jälgib arveid sinu eest

Arvete jälgimine ja meeldetuletamine võtab aega ja tundub paljudele ebamugav. Trusteri Maksuvahti teeb selle sinu eest hinnaga 1,99 € arve kohta: see jälgib, kas arve tasutakse õigeaegselt, ja saadab meeldetuletused, kui makse hilineb. Sa ei pea ise tähtaegu valvama ega piinlikke meeldetuletussõnumeid kirjutama, ja kliendisuhe jääb asjalikuks, kuna meeldetuletused tulevad teenuse kaudu.

Kokkuvõte: leppige maksetingimus kokku eelnevalt ja eelista 14 päeva pikkust maksetähtaega, märgi tähtaeg selgelt, tuleta hilinenud maksest meelde kiiresti, aga sõbralikult, ja mine sissenõudmise juurde alles siis, kui meeldetuletused ei aita. Kui laseb Maksuvahti sinu arveid jälgida, saad keskenduda ise tööle.

#Nii ennetad maksehilinemisi juba enne arvet

Parim viis vältida maksehilinemisi on korraldada asjad korda juba enne arve saatmist. Esita arve kohe, kui töö on valmis: mida kauem arve saatmisega ootad, seda edasi lükkub makse ja seda kergemini võib klient unustada, mis tööst oli jutt. Kohe pärast töö lõppu saadetud arve on kliendi meeles veel aktuaalne ja selle õigsuse kontrollimine on kliendile lihtne. Paljud kergettevõtjad lükkavad arveldust nädalate kaupa edasi ja seejärel imestavad, miks raha viivitusega tuleb.

Lepi arveldustavades kokku samal ajal, kui lepid kokku tööst: kes arve saab, millisele aadressile see saadetakse, kas arvele on vaja kliendi viidet või tellimuse numbrit ja millise maksetingimusega arveldatakse. Äriklientidel võib arve kinnitamine liikuda mitme inimese kaudu, ja iga puuduv andmeväli seiskab protsessi. Kui küsid need asjad juba varakult, läheb arve otse maksmisele ilma segaduste ringiks jäämata.

Pikemate lepingute puhul ei tasu kogu arveldust lõppu koguda. Kui esitad arveid osade kaupa, näiteks kuupõhiselt või vaheetappide järgi, jääb rahavoog ühtlaseks ja märkad kohe, kui kliendi makseharjumustes on probleeme. Esimese osamakse tasumise viis annab palju infot: kui see tasutakse õigeaegselt, tasutakse tõenäoliselt ka ülejäänud osad.

#Kui klient palub rohkem maksetähtaega

Vahel võtab klient ühendust ja palub pikemat maksetähtaega. See on üldiselt hea märk: klient, kes avatult teavitab, kavatseb tõenäoliselt ka maksta. Suhtu palvesse konstruktiivselt, aga vormista kokkulepe selgelt: leppige kirjalikult kokku uus tähtaeg või osamaksed ja palu kliendil plaan sõnumiga kinnitada. Ebamäärane „jah, maksan järgmisel nädalal” ei ole maksekava. Kui klient kokkulepitud plaani rikub, mine viivitamata sissenõudmise juurde.

Pea meeles ka omaenda vaimset heaolu: makse ootamine ja tagasi nõudmine on kurnav, ja paljud lasevad seetõttu arvetel liiga kauaks rippuma jääda. Süsteemsus kaitseb sind ka siin. Kui sinu meeldetuletuspraktika on alati sama, esimene meeldetuletus nädal pärast tähtaega, teine jõulisem selle järel ja seejärel sissenõudmine, ei pea igal arvel eraldi otsust langetama. Maksuvahti sarnane automaatne jälgimine muudab sellest rutiini, mis ei nõua pingutust.