Juhend

Lühike vastus: säilita iga tööga seotud kviitung. Tõend on ainus aktsepteeritav tõestus sellest, et kulu on tegelikult tekkinud ja et see on seotud sinu tööga. Kergettevõtjana ei pea sa aga looma paberkaustade arhiivi, kuna elektrooniline säilitamine on piisav ja Trusteri rakendus tegeleb salvestamisega sinu eest.

#Miks tuleb kviitungeid ja tõendeid säilitada

Tõend kinnitab kahte asja: et ost on tehtud ja et see on seotud tööga. Maksuamet (Verohallinto) võib hiljem paluda tõendeid näha, ja kviitungita kulu tavaliselt ei aktsepteerita. Säilitusajad põhinevad seadusandlusel ja ulatuvad mitmele aastale, mistõttu kviitungit ei tasu keikale otsa saades kohe ära visata. Ajakohased säilitusaegade juhised leiad OmaVero (Maksuameti veebiteenus) portaalist vero.fi.

Kergettevõtjale tähendavad kviitungid ka raha. Otseselt tööga seotud kulud võib teatud tingimustel arvesse võtta palga maksmisel, mille tulemusel maksad maksu väiksemalt summalt. Tõendi puudumisel jääb see võimalus kasutamata. Kulude aktsepteerimise tingimused ja piirangud on kirjeldatud Maksuameti juhistes, seega ebaselgetes olukordades kontrolli vero.fi lehte või küsi Trusteri klienditeeninduselt.

Lühidalt sõnastikust: tõend on üldnimetus dokumendile, mis kinnitab äritehingut, ja kviitung on selle levinuim vorm. Olenevalt olukorrast võib tõendina toimida ka arve, leping või palgatõend. Kergettevõtja igapäevaelus on olulisemad tõendid tööks vajalike vahendite ostukviitungid ja tehtud töö eest saadetud arved. Kui mõlemad on koos ühes teenuses talletatud, on kogu keikk dokumenteeritud algusest lõpuni: mis tehti, mida arveldati ja millised kulud tööga seotud olid. See lihtsustab elu ka siis, kui klient küsib hiljem arve sisu kohta või soovid kontrollida varasema keikk hinda uue pakkumise koostamiseks.

#Mis kehtib tõendiks

Tõendiks kehtib dokument, millest nähtub müüja, ostukuupäev, mis on ostetud ja kui palju selle eest on makstud. Praktikas tähendab see kassakviitungit, arvet, e-poe tellimuse kinnitust koos maksekviitungiga, piletit või muud sarnast dokumenti. Ka e-posti teel saadetud kviitung kehtib, kui kõik vajalikud andmed on sellel selgelt näha.

Pelgalt pangakonto väljavõte ei ole tavaliselt üksinda piisav, kuna sellest nähtub ainult makse, mitte ostetud toode või teenus. Sama kehtib ka maksekaardi terminalist saadud pelga maksekviitungi kohta, kus puudub ostude täpsem loetelu. Küsi seega alati tegelikku kviitungit. Termopaberile trükitud sularahakviitungid tuhmuvad kiiresti, seega tasub need kohe ostmise ajal pildistada.

Hea rusikareegel on säilitada tõend kõige selle kohta, mida ostad töö jaoks. Koristajale tüüpilised tõendid on pesuvahendite ja töövahendite kviitungid, fotograafile mälukaardid ja rekvisiidid, ehitajale tarvikud ja väikemasinate rendikviitungid. Kui ei ole kindel, kas kviitung tasub talletada, talleta see: liigne tõend ei kahjusta kedagi, kuid puuduvat tõendit ei saa hiljem kusagilt hankida. Sama kehtib e-poe tellimuse kinnituste kohta: talleta nii kinnitus kui ka maksekviitung, et tervik oleks aukliku pildi jaoks korras.

#Elektrooniline säilitamine on piisav

Paberkviitungit ei pea kastis hoidma, kui sellest on olemas selge elektrooniline koopia. Oluline on, et koopia on loetav ja et kõik tõendi andmed on sellel nähtavad muutumatult. Hea foto või skaneering täidab samu funktsioone kui originaalpaber.

Elektroonilise säilitamise suurim eelis on leitavus. Kui kviitungid on ühes kohas ja seotud õigete keikitega, leiad need kiiresti, kui neid kunagi vaja on. Lahtised paberkviitungid rahakoti põhjas kaovad, tuhmuvad või muutuvad kortsudes loetamatuks, ja siis on kulu tõendamine hiljem raske.

Loo endale lihtne rutiin: pildista kviitung kohe, kirjuta samal ajal selgitus ja kontrolli kord kuus, et kõik keikitega seotud kulud on salvestatud. Nii ei ootab aasta lõpus ebameeldivat üllatust ja ükski arvestatav kulu ei jää kasutamata. Elektrooniline arhiiv käib sinuga kaasas telefonis, seega saad vanu tõendeid kontrollida ka kliendi juures. Kui vahetad telefoni, ei kao tõendid, kuna need on salvestatud teenusesse, mitte seadmesse.

#Nii skannid kviitungid Trusteri rakendusse

Trusteri rakenduses on kviitungi salvestamine tehtud võimalikult lihtsaks. Tee kviitungist pilt otse rakenduses kohe pärast ostu, lisa lühike selgitus selle kohta, millise tööga kulu on seotud, ja salvesta. Kviitung säilib sinu kontol elektroonilise tõendina, ja paberit ei pea enam kaasas kandma.

Skannimise parim hetk on ostuhetk. Siis on kviitung talletatud, sa mäletad täpselt, millise keikuga ost on seotud, ning midagi ei jää tegemata asjade nimekirja rippuma. Kuu lõpus kogunenud kviitungite läbivaatamine on just seda paberitööd, mida kergettevõtlusega tahetakse vältida.

Kirjuta selgitus nii, et ka kõrvalseisja mõistab seose tööga: näiteks värvid ja rullid, köögiremont kliendile. Hea selgitus kiirendab kulu käsitlemist ja vähendab lisaküsimusi. Kui sama ost teenib nii tööd kui ka vaba aega, mainitud seda selgituses ausalt, kuna arvesse võetakse ainult töökasutusele vastav osa. Ebaselgetes olukordades nõustab meie klienditeenindus, kuidas kulu tasub kirjendada.

#Kulud võetakse automaatselt arvesse sinu palgas

Kui olete kviitungi salvestanud ja kulu on aktsepteeritud, võtab Truster selle palgaarvestuses automaatselt arvesse. Sa ei pea teha eraldi arvutusi ega mäletama mahaarvamisi ise: näed oma palgatõendist, kuidas kulud on käsitletud. Nii teeb iga nõuetekohane tõend sinu eest tööd.

Pea aga meeles, et kõik kulud ei ole aktsepteeritavad. Kulu peab olema otseselt seotud tööga, mille eest arveldad, ja hinnang tehakse Maksuameti juhiste alusel. Näiteks tavalised elamiskulud ei kuulu töökulude alla. Kui ei ole kindel, kontrolli juhiseid vero.fi lehelt või küsi Trusteri klienditeeninduselt enne ostu, et vältida üllatusi.

Mis siis, kui Maksuamet kunagi küsib sinu kulude kohta? Sel juhul on hästi korraldatud kviitungiarhiiv sinu parim kaitse: iga arvesse võetud kulu on tõendatav paari puudutusega. Tõendite küsimine on maksukontrolli tavapärane osa ja selle pärast ei tasu muretseda, kui kõik on algusest peale õigesti tehtud. Just seetõttu on selle juhendi kõige olulisem nõuanne lihtne: pildista kviitung kohe, mitte homme.