Juhend

Sõlmi igast tellimusest kirjalik leping, isegi kui tegemist on väikese tööga tuttava kliendi jaoks. Leping ei pea olema juristi koostatud mitmeleheline dokument: e-kirjavahetus või kirjalikult kinnitatud pakkumine, kust selguvad töö sisu, hind ja ajakava, sobib enamikuks olukordadeks. Kõige olulisem on, et kokkulepitud asjad oleksid kirjas enne töö alustamist.

#Miks kirjalik leping on kasulik

Suurem osa kliendivaidlustest ei tulene kellegi halvast tahtest, vaid sellest, et osapooled mäletavad kokkulepitut erinevalt. Klient arvas, et hind katab ka muudatused, sina arvasid, et need on lisatöö. Klient eeldas, et töö valmib kuu lõpuks, sina järgmise kuu jooksul. Kirjalik leping kõrvaldab selle probleemi: kui asjad on kirja pandud, saab kumbki osapool kokkulepitut kontrollida, selle asemel et vaielda mälestuste üle.

Leping on oluline ka makse saamise seisukohalt. Kui klient jätab arve tasumata ja vaidlustab kokkulepitu, muudab kirjalik leping sinu nõude vaieldamatuks ja sissenõudmise võimalikuks. Ilma dokumentideta on olukord sõna sõna vastu. Kirjalik leping annab ka professionaalse mulje: klient võtab sind tõsisemalt, kui tegutsed süsteemselt.

#Mis lepingus peab olema

Töö sisu ja piiritlemine on lepingu kõige olulisem osa. Kirjelda konkreetselt, mida teed, mida tulemus sisaldab ja mida see ei sisalda. Mida täpsem kirjeldus, seda vähem tõlgendusruumi. Kirja pane ka, mida klient peab esitama või tegema, et töö edeneks: näiteks materjalid, kasutajakontod või tagasiside konkreetseks tähtajaks. Suur osa ajakava viivitustest tuleneb kliendi hilinemistest, ja see kirjapanek kaitseb sind nende eest.

Hind ja maksetingimused kirjuta üheselt: kas fikseeritud hind või tunnihind, kas hind sisaldab käibemaksu ja mis maksetähtajaga arved esitad, näiteks 14 päeva netona. Suuremate tööde puhul lepi kokku maksete osamaksetes: osa alguses, osa vahetähiste juures ja jääk pärast heakskiidetud lõpptulemust. Ajakavas märgi algus, võimalikud vahetähised ja valmimine, samuti see, kuidas viivitustest teavitatakse.

Muudatustes ja lisatöödes tasub kokku leppida ette: kuidas toimida, kui klient soovib töö käigus tööd muuta või laiendada. Toimiv mudel on kirjutada, et kokkulepitud sisu ületavad tööd arveldatakse eraldi ja neist lepitakse kirjalikult kokku enne teostamist. Vastutuste puhul kirjuta üles, kes vastutab mille eest: mis juhtub, kui töö viibib, kuidas vigu parandatakse ja kuidas lepingut saab vajadusel lõpetada. Mõistlikud ja selged vastutustingimused kaitsevad mõlemat osapoolt.

#Suuline vai kirjalik leping

Suuline leping on Soomes põhimõtteliselt niisama kehtiv kui kirjalik. Probleem ei ole kehtivuses, vaid tõendatavuses: kui tekib erimeelsus, on suulise lepingu sisu peaaegu võimatu tõestada. Seetõttu on lihtne põhireegel: kokku võib leppida suuliselt, aga kokkulepitu kinnitatakse alati kirjalikult.

Praktikas on see lihtne. Kui olete kliendiga telefoni teel või näost näkku kokku leppinud, saada kohe pärast lühike kokkuvõte e-kirjaga või sõnumiga: täname vestluse eest, siin on kokkulepitud töö sisu, hind ja ajakava, palun kinnita, et mõistsin õigesti. Kui klient vastab jaatavalt, on sul kirjalik leping olemas. Sama toimib muudatuste puhul projekti keskel: kinnita iga muudatus sõnumiga, enne kui tööga jätkad.

#Lepingust sujuva arveldamiseni

Hea leping muudab arveldamise lihtsaks: esitad arve kokkulepitud hinnas ja kokkulepitud maksetähtajaga, ning arve read vastavad lepingu sisule. Kui esitad arveid Trusteri kaudu, ei pea sa asutama ettevõtet ega tegelema paberitööga: sõlmid lepingu enda nimel kergettevõtjana, esitad arve kokkulepitud summa eest, ja Truster tegeleb arve saatmise, palga maksmise ja maksudega. Truster Turva on teenusega kaasas, nii et töötad kindlustatuna.

Kokkuvõte: sõlmi igast tööst kirjalik leping, isegi lihtsustatud kujul. Kirja pane töö sisu ja piiritlemine, hind ja maksetingimused, ajakava, muudatuste käsitlemine ja vastutused. Kinnita suuliselt kokkulepitud asjad alati sõnumiga. Mõnest minutist kirjapanekuks kuluv aeg enne töö alustamist säästab sind halvimal juhul nädalatepikkusest vaidlusest ja tasumata arvetest.

#Kontrollnimekiri enne töö alustamist

Käi enne esimestki töötundi läbi see nimekiri. Kas töö sisu on kirjeldatud nii täpselt, et ka kõrvalseisja mõistaks, mis on kokku lepitud? Kas on kirjas, mida hind ei sisalda? Kas hind on üheselt mõistetav ja käibemaksu käsitlus mainitud? Kas maksetähtaeg ja suuremate tööde puhul osamaksed on kokku lepitud? Kas ajakava on realistlik ja kirja pandud? Kas klient teab, mida ta peab esitama ja millal? Kas on kokku lepitud, kuidas lisatöid hinnastatakse? Kui vastus mõnele punktile on ei, täienda lepingut enne alustamist.

Veendu ka, et lepid kokku õige isikuga. Ettevõtetes saab lepinguid siduvalt sõlmida ainult isik, kellel on selleks volitused. Kui tellimusest lepib sinuga kokku töötaja, kontrolli, et tal on õigus tööd tellida. Eraisiku puhul veendu, et arve tasuja on samasugune isik, kellega tööst kokku lepid, näiteks korteriühistu tööde puhul on vahe elaniku ja ühistu vahel oluline.

#Kui lepingut tuleb töö käigus muuta

Vähesed projektid kulgevad täpselt plaanipäraselt, ja see on tavapärane. Probleeme tekib alles siis, kui muudatusi tehakse kokku leppimata. Kui klient palub muudatust või täiendust, peatu hetkeks enne lubaduste andmist: hinda, kui palju tööd muudatus nõuab ja kas see mõjutab ajakava. Räägi kliendile mõju hinnale ja ajakavale, ja palu kirjalik kinnitus enne kui jätkad. See ei ole bürokraatia, vaid mõlema huvides: klient teab, mida saab ja mis see maksab, ja sina saad tasu kõige tehtud töö eest.

Sama kehtib olukordades, kus märkad ise, et algne plaan ei toimi: teavita klienti kohe, tee lahendusettepanek ja lepi muudatus kirjalikult kokku. Avatud teavitamine probleemidest suurendab usaldust rohkem kui nende varjamine. Kõige raskemad kliendivaidlused tekivad sellest, et probleem tuleb ilmsiks alles üleandmise etapis, kui see oleks olnud odavalt lahendatav nädalaid varem.

Säilita kõik lepinguga seotud sõnumid ja dokumendid korrastatult kogu kliendisuhte ajal ja veel pärast selle lõppu. E-kirjade kaust või pilveteenuse kaust kliendi kohta on piisav. Kui erimeelsus tuleb esile alles kuude pärast, lahendab hästi säilitatud kirjavahetus asja tavaliselt kiiresti ja tüli tekitamata.