Juhend

E-arve on elektrooniline arve, mis liigub struktureeritud kujul otse saatja süsteemist vastuvõtja raamatupidamissüsteemi. Kergettevõtjale on kõige olulisem see: paljud ärikliendid võtavad vastu ainult e-arveid, ja Trusteri kaudu saadad e-arve täpselt nii lihtsalt kui tavalise arve – ilma oma arveldusprogrammita või operaatorilepinguta.

#Mis on e-arve ja mis see ei ole

E-arves liiguvad arve andmed masinloetavas, struktureeritud kujul: summa, tähtaeg, viitenumber ja arverridad jõuavad otse vastuvõtja süsteemi ilma käsitsi sisestamata. See kiirendab arve menetlemist ja vähendab vigu, mistõttu ettevõtted eelistavad e-arveid.

Oluline täpsustus: e-posti teel saadetud PDF-arve ei ole e-arve. PDF on vaid arve pilt, mille vastuvõtja peab töötlema käsitsi või eraldi skaneerimisteenuse abil. Kui klient palub e-arvet, ei sobi PDF e-postis. E-arved liiguvad operaatorite ja pankade haldatavas e-arvete võrgus, mitte e-posti teel.

#Millal ärikliendil on e-arve kasutamine kohustuslik

Mida suurem organisatsioon, seda tõenäolisemalt võtab see arveid vastu ainult e-arvetena. Suurettevõtted, omavalitsused, linnad ja riigiasutused on praktiliselt üle läinud e-arvetele, kuna nad menetlevad tuhandeid arveid ja automatiseerimine säästab tööjõudu. Ka paljud väike- ja keskmise suurusega ettevõtted on üle läinud elektroonilisele raamatupidamisele ning soovivad arveid e-arvetena.

Praktikas märkad seda nõuet hiljemalt siis, kui klient küsib sinu arveldusviisi või annab sulle oma arveldusjuhised. Küsi arveldusandmed alati enne töö alustamist: nii läheb arve kohe õiges vormingus välja ja makse ei viibi arveldustehnilistel põhjustel. Kui klient e-arveid vastu ei võta, saad arve saata e-posti teel või postiga.

#E-arve aadress ja vahendaja tunnus

E-arve saatmiseks vajad kliendilt kahte andmet: e-arve aadressi ja vahendaja tunnust. E-arve aadress on ettevõtte elektrooniline arveldusaadress, tüüpiliselt OVT-kood või IBAN-vormingus aadress. Vahendaja tunnus näitab, milline operaator või pank vahendab arveid kõnealusele ettevõttele. Need toimivad koos veidi nagu tänavaaadress ja postiindeks: mõlemat on vaja, et arve kohale jõuaks.

Kõige lihtsam on andmed saada küsides need otse kliendilt, ja paljud ettevõtted avaldavad oma arveldusjuhised ka veebilehel. Kopeeri aadress ja vahendaja tunnus hoolikalt: isegi üks valesti sisestatud tärk takistab arve kohale jõudmist. Suurtel organisatsioonidel võib olla erinevatele osakondadele mitu e-arve aadressi, seega veendu, millisele aadressile just sinu arve kuulub, ja küsi samal ajal ka võimalik viide või tellimuse number.

#Nii saadad e-arve Trusteri kaudu

Kergettevõtjana ei pea sa hankima oma arveldusprogrammi ega sõlmima lepingut e-arve operaatoriga: Truster tegeleb e-arvete vahendamisega sinu eest. Loo arve rakenduses nagu tavaliselt, valid tarneviisiks e-arve ja sisestad kliendilt saadud e-arve aadressi ja vahendaja tunnuse. Truster koostab arvest õiges vormingus e-arve ja toimetab selle kohale e-arvete võrgu kaudu.

Arveldamise hind on sama, olenemata tarneviisist: kergettevõtjana maksad teenustasuna 3,99% arveldussummast või kindla 55 €/kuus tasu. E-arve saatmine ei maksa seega lisatasu, ja saad arveldada ka nende klientidega, kes võtavad vastu ainult e-arveid.

#Kas e-arve on alati tasuv valik

Kui klient saab e-arvet vastu võtta, on see peaaegu alati parim valik. E-arve ei kadu e-posti sekka ega rämpsposti filtrisse, see liigub otse kliendi makse töötlusse ja andmed jõuavad kohale vigadeta. Praktikas tähendab see sulle kiiremaid makseid. Tarbijaklientidele toimetatakse arve tavaliselt e-posti teel, kuna tarbijatel ei ole e-arve aadressi samas tähenduses kui ettevõtetel.

Kokkuvõte: e-arve on ettevõtete vahelise arvelduse standard, ja selle saatmiseks vajad kliendi e-arve aadressi ja vahendaja tunnust. Trusteriga saadad e-arveid ilma oma süsteemideta, mistõttu saad vastu võtta ka suurte organisatsioonide tellimusi ilma muredeta.

#E-arvelduse eelised kergettevõtjale

E-arve kõige olulisem eelis sulle on kiirus. Kui arve liigub otse kliendi raamatupidamissüsteemi, ei jää see kellegi e-posti postkasti ootama ega liigu paberpostis: arve on kliendi menetlusjärjekorras peaaegu kohe pärast saatmist. Ettevõtetes läbivad e-arved ka heakskiitmisprotsessi sujuvamalt kui käsitsi sisestatud arved, kuna andmed on juba süsteemis õigetel kohtadel. Kiirem menetlus tähendab sagedamini tähtajaks makstud arvet.

Teine eelis on usaldusväärsus. E-post võib jõuda rämpsposti, jääda tähelepanuta või läheda valele isikule, ja paberarve võib teel kaduma minna. E-arve liigub suletud võrgus otse õigesse süsteemi, ja saad teate, kui toimetamine ebaõnnestub. Kolmas eelis on usaldusväärsus kliendi silmis: kui saad arveldada suuri organisatsioone neile sobivas vormingus, oled võrdväärne tarnija teiste kõrval. Võimekus saata e-arve võib otsustada, kas saad tellimuse üldse.

Kergettevõtjale on e-arvelduse alustamise lävi traditsiooniliselt olnud kõrge, kuna e-arvete saatmine on nõudnud arveldusprogrammi ja lepingut e-arve operaatoriga. Trusteri kaudu see lävi kaob: kasutad sama rakendust nagu muidugi, ja e-arve on vaid üks tarneviis teiste kõrval.

#Levinumad probleemid ja nende lahendused

Kõige tavalisem e-arvelduse probleem on vale või vananenud e-arve aadress. Ettevõtete aadressid muutuvad näiteks operaatori vahetumisel, seega ei tasu vanale infole lootma jääda: kinnita aadress kliendilt alati, kui arveldad uue kliendiga või kui eelmisest arvest on kaua aega möödas. Kui arve ei jõua kohale, kontrolli esmalt aadressi ja vahendaja tunnust tähemärk tähemärgi järel ning küsi kliendilt, kas andmed on ajakohased.

Teine tüüpiline komistuskivi on puuduv viide. Paljud suured organisatsioonid lükkavad arve tagasi või tagastavad selle, kui sellel puudub tellija nimi, tellimuse number või muu kliendi nõutud viide, kuigi arve on muidu täiesti korrektne. Küsi seega arveldusjuhised alati tellimuse alguses ja märgi nõutud viited arvele täpselt sellisel kujul, kui klient need annab.

Kolmas olukord: klient ei võta e-arveid üldse vastu. Kõikidel väikeettevõtetel ja ühingutel ei ole e-arve aadressi, ja see ei ole probleem: sellisel juhul saada arve e-posti teel. Kõige olulisem on küsida kliendi soovitud arveldusviis eelnevalt ja toimetada arve just selles vormingus. Paindlikkus arveldusviisis on väike vaev sulle ja suur kergendus kliendile. Kui arveldusviis, aadressid ja viited on korras juba esimesel arvel, tekivad järgmised arved samale kliendile hetkega: andmed on olemas, ja sa saad keskenduda tööle, mitte arveldustehnilistele selgitustele.