Guide

#Så skickar du din första faktura: helheten

Hela processen tar bara en stund även för dig som är ny: du öppnar ett konto med bankkoder, lägger till en kund, fyller i fakturans uppgifter och skickar. Du behöver inget eget företag, inget FO-nummer eller tidigare erfarenhet av fakturering. Truster ser till att fakturan är formellt korrekt, och när kunden betalar får du din inkomst som lön med skatterna redan skötta.

Innan din första faktura är det bra att komma överens om tre saker med kunden skriftligt, om så bara via meddelande: vilket arbete du gör, till vilket pris och när du fakturerar. Berätta samtidigt att du fakturerar via Truster, så att fakturaavsändaren visas som faktureringstjänsten. Ett tydligt avtal på förhand är det bästa sättet att säkerställa att fakturan också betalas i tid.

Nu går vi igenom varje steg i detalj, så att du vet exakt vad du kan förvänta dig.

Många oroar sig i förväg för fakturans formkrav: vad om summan blir fel, hur är det med momsen, vad om något glöms bort? I praktiken sköter appen formen åt dig. Du behöver bara veta tre saker: vem du fakturerar, vilket arbete du utförde och till vilket pris. Resten sköts automatiskt.

#Steg 1: Öppna ett konto med bankkoder

Att öppna ett konto börjar med att ladda ner Trusters app eller gå till tjänsten i webbläsaren. Du identifierar dig med finska bankkoder eller mobilcertifikat, vilket bekräftar din identitet säkert utan separata blanketter eller bilagor. Efter identifieringen fyller du i dina kontaktuppgifter och kontonumret dit lönen så småningom betalas.

Kontot är kostnadsfritt och medför inga skyldigheter: det finns ingen fast månadsavgift, och servicavgiften tas ut endast på faktiskt fakturerade belopp. Du kan alltså öppna kontot redan innan ditt första jobb ens är avtalat, och skicka fakturan när det är tid för det.

I samma veva är det bra att kontrollera att ditt skattekort är i ordning. Truster hämtar skattekortsuppgifterna elektroniskt från Skatteförvaltningen, så det räcker oftast att inkomstuppskattningen på skattekortet är uppdaterad i OmaVero (Skatteförvaltningens e-tjänst).

Du kan välja servicavgift mellan två modeller: 3,99 % av faktureringen passar för sporadisk fakturering, och månadspaketet på 55 €/mån blir förmånligare när du regelbundet fakturerar större belopp. Du behöver inte välja direkt eller slutgiltigt, utan kan börja med procentmodellen och byta till månadspaketet när din fakturering blir mer regelbunden.

#Steg 2: Lägg till en kund med YTJ-sökning

När du fakturerar ett företag går det extra snabbt att lägga till kunden: skriv företagets namn eller FO-nummer i sökfältet, och appen hämtar de officiella uppgifterna direkt från Företags- och organisationsdatasystemet, alltså YTJ. På så sätt kommer namn, FO-nummer och adressuppgifter rätt på fakturan utan skrivfel. Fråga även kunden om hen vill ha fakturan via e-post eller som e-faktura, och om fakturan ska ha en referens- eller ordernummer.

Uppgifter för privatkunder lägger du till manuellt: namn, adress och e-post räcker. Vid fakturering till privatpersoner är det bra att vara extra tydlig med priset i förväg, eftersom kunden ser den totala summan inklusive moms som dras från kontot.

Kunden sparas i ditt kundregister, så nästa gång går faktureringen ännu snabbare: du väljer kunden från listan och går direkt vidare till fakturans innehåll.

Om din kund är ett stort företag, fråga även i förväg om särskilda faktureringskrav: många har inköpsordernummer eller kostnadsställen som måste anges på fakturan, för att den inte ska skickas tillbaka. En fråga i förväg sparar en veckas väntan.

Samma YTJ-sökning fungerar även när du vill säkerställa att kundföretaget existerar och att uppgifterna är korrekta innan arbetet påbörjas. Lite bakgrundsarbete hör till professionellt frilansarbete och minskar risken för obetalda fakturor redan innan fakturan är skickad.

#Steg 3: Fyll i fakturans uppgifter och välj betalningsvillkor

En bra faktura visar kunden med ett ögonkast vad hen betalar för. Beskriv det utförda arbetet tydligt: vad du gjorde, när och vid behov var. Specificera antal och styckpris, till exempel antal timmar och timpris eller ett avtalat fastprisuppdrag. På fakturan anges även momsen specificerat: pris exklusive moms, momssats och momsbelopp. Trusters app skapar dessa automatiskt när du anger uppgifterna om arbetet.

Betalningsvillkoret anger den tid kunden har för att betala fakturan, det vill säga i praktiken förfallodagen. Kom överens om betalningsvillkoret med kunden i förväg: ett kort betalningsvillkor ger pengarna snabbare, men många företag har egna standardrutiner för fakturahantering. Ett rimligt och i förväg avtalat betalningsvillkor gynnar båda parter, och det anges tydligt på fakturan.

Läs igenom fakturan en gång till ur kundens perspektiv innan du skickar den: är arbetsbeskrivningen begriplig, stämmer summorna med det avtalade och är kundens uppgifter korrekta? Enligt vår erfarenhet betalas en omsorgsfullt gjord faktura snabbare och med färre frågor. Sedan är det bara att skicka: fakturan levereras till kunden på det sätt du valt.

På fakturan finns automatiskt även de uppgifter som behövs för betalningen: kontonummer, referensnummer och förfallodag. Referensnumret är viktigt eftersom det ser till att betalningen kopplas till just din faktura utan extra utredning. Om kunden ber om ändringar i fakturan, till exempel en förtydligad arbetsbeskrivning, går det snabbt att redigera och skicka på nytt i appen.

#Vad händer när kunden betalar?

När din kund betalar fakturan behandlar Truster betalningen och omvandlar den till din lön: från fakturans belopp exklusive moms dras servicavgiften och de lagstadgade avgifterna, förskottsinnehållning görs enligt ditt skattekort, och nettolönen betalas till ditt konto. Du får en lönespecifikation, och inkomsterna anmäls automatiskt till inkomstregistret. Du behöver inte göra något: du ser i appen när fakturan är betald och lönen är på väg.

Men om pengarna behövs direkt och det inte finns tid att vänta på förfallodagen? Då kan du använda HetiPalkka: Truster betalar din lön direkt utan att vänta på kundens betalning. HetiPalkka kostar 5 % av fakturabeloppet och passar situationer där snabbhet är viktigare än att optimera varenda euro.

Om kunden inte betalar innan förfallodagen behöver du inte bli ett indrivningsbolag själv: Trusters Maksuvahti påminner kunden och sköter uppföljningen av fordran åt dig för 1,99 €/faktura. Oftast beror det bara på glömska, och en vänlig påminnelse räcker. Efter den första fakturan blir de följande redan en rutin, och du märker att fakturering är den enklaste delen av frilansarbetet.

I appen ser du hela tiden i vilket skede fakturan är: skickad, på väg att förfalla eller betald. När den första lönen finns på kontot har du redan allt väsentligt under kontroll. Nästa naturliga steg är att spara kundens uppgifter, komma överens om nästa uppdrag och kontrollera med Trusters kalkylator att din prissättning håller på sikt.

Många nya egenanställda berättar i efterhand att den största tröskeln var mental: vågar jag fakturera, kan jag verkligen det, gjorde jag rätt. Efter den första betalda fakturan brukar dessa tvivel försvinna. Ditt arbete är värt att betala för, och fakturering är bara ett sätt att få betalt för det på rätt sätt, med skatter och anmälningar skötta.